Assistant administratif et communication à 50% (F/H)

A propos de nous

Une université d'excellence

Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l'Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l'éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d'innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l'Université de Montpellier s'articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s'appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d'Innovation (PUI).

Une université engagée

Vigilante envers toutes formes de discriminations, l'Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l'égalité entre femmes et hommes et pour l'inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l'égalité des chances et à l'accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l'éthique, l'intégrité scientifique et la liberté universitaire. L'UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable.
Dans le cadre de ses engagements, l'université promeut le CV sans photographie.

Structure de rattachement : Pathogenesis and Control of Chronic and Emerging Infections (PCCEI)

Environnement de travail : L'unité PCCEI est une unité mixte de recherche pluridisciplinaire, composée de chercheurs, ingénieurs, universitaires et hospitalo-universitaires. Elle a pour tutelles l'INSERM, l'Université de Montpellier et l'Université des Antilles et comprends environs 80 personnes réparties sur les sites de Montpellier et Fort de France. Compétente dans le domaine de la recherche en infectiologie, l'unité défend une recherche translationnelle, entre clinique et fondamentale, sur la transmission du VIH, les infections chroniques et émergentes associées. Elle mène ainsi des projets en étroite collaboration avec les hôpitaux en Occitanie, aux Antilles, et à l'international, avec les pays du Sud (Afrique subsaharienne et Asie du Sud-Est) et dispose d'un soutien financier conséquent avec des sources de financement nationales, européennes et internationales.

Le bureau de la gestion administrative et financière, auquel est affecté ce poste, vient en appui à ces activités et gère annuellement un budget moyen de 2,5 millions d'euros, provenant de 9 financeurs différents, répartis sur une 40aine de projets impliquant une 20aine de pays dans le monde. Il est composé de la Responsable administrative et financière du service, et d'une gestionnaire financière.

Mission proposée

Mission principale : L'assistant(e) administratif(ve) et communication prendra en charge le secrétariat, la gestion administrative du service et assurera la logistique (événementiel, réunions, animation). Il/Elle contribuera par ailleurs à la conception et la mise en œuvre du plan de communication, y compris la partie opérationnelle (la création des supports de communication)

Activités :

Secrétariat & Gestion administrative :
• Élaborer, préparer et contrôler les documents constitutifs de l'unité tels que des contrats, des notes internes, ou des comptes rendus.
• Saisir et actualiser les informations dans les systèmes informatiques ou les tableaux de bords, notamment RH, afin d'assurer le suivi des indicateurs clés et de produire des bilans et des statistiques
• Prendre en charge et assurer en toute autonomie les processus d'accueil et de départ des agents affectés à la structure
• Assurer l'organisation et la coordination des réunions (mise en place du planning, contrôle de son respect, invitations, réservation de salle, logistique, préparation de supports, compte-rendu)
• Apporter un appui à la gestion des commandes (devis, réceptions)

Communication :
• Proposer, concevoir et réaliser les outils et supports de communication
• Faciliter la circulation des informations
• Communiquer vers les partenaires & le grand public par le biais de nos divers canaux de communication, notamment en allant chercher les informations nécessaires à cette activité
• Assurer l'animation et contribuer à la cohésion au sein de l'unité de recherche

Organisation et gestion de certaines manifestations en lien avec la responsable :
• Préparation : invitations, mailings, recherche de prestataires
• Logistique : mise en place, contrôle du déroulement et rangement.
• Coordination des différents partenaires et intervenants.

Notre profil idéal

Compétence / qualifications (connaissances, savoir-faire, savoir-être...) :

Organisé(e) et rigoureux(se), vous êtes en capacité de planifier efficacement votre activité, de gérer les priorités et de traiter plusieurs tâches simultanément. Vous maîtrisez les outils bureautiques ainsi que les logiciels de mise en page, et disposez d'excellentes qualités rédactionnelles, avec une parfaite maîtrise de la langue française. Doté(e) d'un esprit critique et d'un sens de l'amélioration continue, vous contribuez activement à l'optimisation des processus internes. Votre communication est claire, professionnelle et adaptée à chaque interlocuteur. Vous faites preuve de courtoisie, de discrétion et de respect strict de la confidentialité. Polyvalent(e) et adaptable, vous savez travailler en équipe, motiver vos collaborateurs par votre engagement et représenter un exemple positif au sein de l'organisation

Pourquoi nous rejoindre?

Rejoindre l'université de Montpellier, c'est bénéficier de nombreux avantages dans une région qui offre un cadre de vie qualitatif.

> Dispositifs de développement des compétences : accès à une grande offre de formation, préparation aux concours internes

> Jusqu'à 56 jours de congés / an (pour un temps plein à 38h45)

> Temps de travail aménageable

> Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (selon les modalités de la charte de TT applicable à l'UM)

> Restauration collective

> Aide et prestations sociales

> Prise en charge partielle des abonnements au transport de la ville

> Accès aux activités sportives, culturelles et de loisirs de l'université

> Soutien à la parentalité : club de loisirs pour enfant, partenariat de crèches, jours enfant-malade

Avantages dépendant de la nature et la durée du contrat, des nécessités de services et des conditions d'éligibilité

Informations complémentaires :

Rémunération : de 1015€ à 1110€ bruts mensuels, dont 90€ d'indemnité mensuelle des agents contractuels (prime)

Prise de poste : Avril

Type de contrat : CDD de catégorie A à 50 %

Durée du contrat : 12 mois

Clôture des candidatures : 13/03/2026