ENSOSP- Gestionnaire administratif (DVAI)

Description du poste

Versant

Fonction publique d'Etat

Catégorie

Catégorie C (employé)

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux fonctionnaires et/ou contractuels

Domaine et métier

Relation à l'usager - Chargée / Chargé de l'instruction de dossiers administratifs

Type de poste

Administratif

Statut du poste

Susceptible d'être vacant

Intitulé du poste

ENSOSP- Gestionnaire administratif (DVAI)

Description du poste

Le Service de la gestion administrative des intervenants de l'Ensosp recherche un(e) Gestionnaire administratif - GROUPE RIFSEEP : 2.

Affectation

Département des études - Division de la vie des apprenants et des intervenants - Service de la gestion administrative des intervenants

Vos activités principales

-Réceptionner et gérer les candidatures des intervenants extérieurs

-Mettre à jour le tableau de suivi des candidatures

- Transmettre les candidatures aux coordonnateurs discipline

-Suivre les campagnes de recrutement annuelles ou spécifiques

-Gérer les courriers de réponse aux intervenants à l'issue de la commission des coordonnateurs discipline

-Suivre et contrôler la constitution des dossiers des nouveaux intervenants

-Répondre aux sollicitations des intervenants

-Dématérialiser et mettre à jour les pièces administratives sur Formaltis

-Participer à la fiabilisation de Formaltis

-Participer au contrôle qualité des salles de cours

-Participer à l'archivage des dossiers

Activités secondaires

-Accueillir les intervenants

-Remettre les badges des salles de cours

-Convoquer, désister, annuler ou démobiliser un intervenant sur formaltis

-Affecter une salle de cours ou de réunion à la demande

Vos perspectives

Évolution vers d'autres emplois au sein de l'ENSOSP.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

-Temps et horaires de travail : 38 heures/semaine avec horaires variables

-Spécificités/sujétions particulières du poste : Service au cœur du process de l'école, à très forte transversalité, assurant un rôle de contrôle, d'information et de soutien auprès des départements.

-Contraintes : Permanence de l'accueil : 1 à 2 jours/semaine à 7h45 à 18h. Relances récurrentes envoyées aux intervenants en lien avec leur dossier administratif et nombreuses sollicitations de la part des intervenants et du personnel de l'école.

-Le télétravail est soumis à l'acceptation du supérieur hiérarchique.

-Accès routier facilité, grand parking gratuit et sécurisé, installations sportives accessibles ;

-Adhésion au CNAS et possibilité d'adhésion à l'amicale des personnels ;

-Prise en charge d'une partie de la restauration (restaurant administratif sur place)

Date de mise à jour de la fiche de poste 01/06/2026

Conditions particulières d'exercice

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Le site sécurisé d'Aix-en-Provence est situé à proximité des axes autoroutiers D9, A8,A7.
Il propose une restauration administrative avec participation attractive de l'employeur et des places de parking garanties.

Qui contacter ?

Division des ressources humaines :

Cheffe du service mobilité et maîtrise des effectifs : Mme Emilie FACCIOLO - 04 42 39 04 77

L'adjoint au directeur du département des études :

Lieutenant-colonel Sylvain ROGISSART

Cheffe du service de gestion administratives des intervenants :

Mme Isabelle LEHUT : 04 42 39 06 55 - [email protected]

Date limite de dépôt des candidatures : 30/09/2026 sur le lien suivant

https://ministereinterieur-career.talent-soft.com/accueil.aspx?LCID=1036

Liste des pièces requises pour déposer une candidature: Voir le formulaire unique de demande de mobilité/recrutement disponible à:

https://www.interieur.gouv.fr/sites/minint/files/medias/documents/2025-01/2025-01-formulaire_Mobilite_MI-2025.pdf

et en parallèle : Candidature à adresser par mail : [email protected]

(CV, lettre de motivation) à :

Monsieur le Directeur de l'ENSOSP

École nationale supérieure des officiers de sapeurs-pompiers

Division des ressources humaines

BP 20316 - 1070 rue du Lieutenant Parayre

13798 Aix-en-Provence cedex 3

Durée attendue sur le poste 3 ans

Descriptif du profil recherché

Votre environnement professionnel

Activités du service

Le service de gestion administrative des intervenants assure :

-Le suivi des candidatures favorables et défavorables

-L'envoi des convocations, les désistements et les démobilisations sur une plateforme métier Formaltis

-La fiabilisation des dossiers intervenants

-La validation des services faits avant la fin du mois en cours

-L'accueil des intervenants et répondre aux nombreuses sollicitations des intervenants

-L'affectation des salles de cours pour l'ensemble des formations de l'Ensosp ou des salles de réunion en l'absence de l'assistante du service de la programmation.

-La remise et la restitution des badges de salles de cours

-Le contrôle qualité et le suivi des salles de cours

Composition et effectifs du service

Le service est composé de 3 agents : 1 de catégorie B et 2 de catégorie C

Liaisons hiérarchiques

N + 2 = Adjoint au directeur du département des études

N + 1 = Cheffe de service de la gestion administrative des intervenants

Liaisons fonctionnelles

Interne : Tous les services de formation -coordonnateurs discipline - responsables pédagogiques les services ressources humaines/service paie de l'Ensosp

Externe : Intervenants extérieurs, services départementaux d'incendie et de secours, fonctions publiques (Etat, territoriale, hospitalière)

Temps plein

Oui

Critères candidat

Compétences attendues

Vos compétences principales mises en œuvre
Connaissances techniques:
Avoir des compétences en informatique bureautique niveau pratique requis
Connaître l'environnement professionnel niveau pratique
Savoir-faire
Savoir travailler en équipe niveau pratique - requis
Savoir rédiger niveau pratique - requis
Savoir s'organiser niveau pratique - requis
Savoir analyser niveau pratique - requis
Savoir être
Avoir le sens de l'organisation : niveau pratique - requis
Savoir accueillir niveau pratique - requis
Savoir s'adapter : niveau pratique - requis
Savoir communiquer niveau pratique- requis

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Informations complémentaires

Informations complémentaires

Emploi de Référence RMFP (codification RMFP pour publication) : Chargée / Chargé de l'instruction de dossiers administratifs

Code fiche de l'emploi type 1 RMFP (nouveau) : ERUSA009

Domaine nouveau : Relation à l'usager

Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 %

Emploi fonctionnel (codification REMI indispensable pour la prise d'acte dans D2) :Code fiche de l'emploi type 1 (REMI) : FP2ADM03

Emploi-type libellé RIME/RMFPT/RMFPH (ancien) : GESTIONNAIRE-INSTRUCTRICE ADMINISTRATIVE/INSTRUCTEUR ADMINISTRATIF (FPE - FP2ADM03)

Domaine ancien : ADMINISTRATION GENERALE

Temps de travail sur emploi-type 1 : 100 %

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique (anciennement loi n°84-16 du 11 janvier 1984), cocher le ou les article(s) sur le(s)quel(s) s'appuie le recrutement sur contrat :

2° de l'article L332-2

(anciennement 2 de l'article 4)

Télétravail possible

Oui

Management

Non

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Provence-Cote d'Azur, Bouches du Rhône (13)

Lieu d'affectation

ENSOSP-AIX EN PROVENCE

Lieu d'affectation (sans géolocalisation)

ENSOSP

Demandeur

Date de vacance de l'emploi

01/08/2025

Personne à contacter (mail)

[email protected]