Assistant.e de direction - Direction des Investissement F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Assistant.e de direction - Direction des Investissement F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDI

Rémunération

Rémunération valorisée en fonction des grilles salariales de la fonction publique hospitalière.

Télétravail

Oui

Présentation du service

La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieur Général, comprend :
La direction des travaux - Conduite d'Opérations, La direction maintenance technique Sécurité Incendie, Le département Gestion administrative et financière, La direction des équipements

La Direction des Investissements du Groupe Hospitalier comprend :

Direction Travaux - Maitrise d'Ouvrage :

• 3 Ingénieurs en chef de site
  10 Ingénieurs - Conducteurs d'Opérations GH
• 13 TSH de site

Direction Exploitation Technique Maintenance et Sécurité Incendie

• 1 Directeur Technique
• 4 Ingénieurs Maintenance
• 1 Ingénieur Sécurité Incendie
• 6 Coordonnateurs Maintenance
• 6 Responsables Sécurité Incendie

Département Gestion Administrative et Financière

• 2 Attachés d'Administration Hospitalière
• 3 Adjoints Cadre Hospitalier

Direction Equipements

• 1 Directeur Equipements
• 6 Ingénieurs Biomédicaux

Et toutes les équipes administratives et techniques de chaque département.

Vos missions

La Direction des Investissements possède 3 postes d'Assistante de Direction, 1 sur le site de Cochin, 1 sur le site de Necker et 1 sur le site d'HEGP (poste à pourvoir).
Secrétariat de la Direction des Investissements sur le site d'HEGP :

• Accueil
• Gestion des appels téléphoniques des visiteurs
• Prise des messages
• Orientation des appels
• Réception, analyse et diffusion du courrier
• Organisation du classement
• Gestion des rendez-vous, des agendas et organisation des réunions
• Elaboration, conception de courriers et documents divers
• Rédaction de compte-rendu
• Reprographie et diffusion de documents
• Archivage
• Gestion des fournitures de bureau : suivi du stock, recensement des besoins, commandes
• Gestion des congés du site HEGP de la Direction de
• Investissements
• Gestion des commandes, des approvisionnements de fournitures et des matériels de bureau (télécopieurs, imprimantes) de la Direction dans SAP
• Assurer le remplacement des autres assistantes de sites de la Direction des Investissements (lignes téléphoniques, remplacement temporaire sur site...)
• Assurer le secrétariat du secteur informatique du GHU (quotité de temps à 25%)

Le télétravail est accepté, il est adapté au travail demandé.

Profil recherché

Utiliser les outils informatiques et les logiciels de bureautique (Word, Excel, Power point, courrier électronique, Internet...)
Filtrer et orienter les appels téléphoniques
Renseigner les interlocuteurs
S'exprimer aisément vis-à-vis des divers interlocuteurs
Savoir mettre en forme un document de façon autonome (courrier, note de service, compte-rendu, procès-verbal, dossier)
Savoir transmettre l'information
Organiser et prioriser les activités de secrétariat
Réaliser un plan de classement
Travailler en équipe.

Rigueur et méthode, sens de l'organisation
Autonomie et sens de l'initiative
Qualités relationnelles, esprit d'équipe
Dynamisme, adaptabilité et disponibilité
Très bonne maîtrise des outils informatiques
Grande discrétion professionnelle

Expérience au sein d'un secrétariat de direction
Expérience en gestion administrative souhaitée

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Vos avantages à l'AP-HP

Remboursement à hauteur de 75% pour le transport

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Paris 15

Hôpital et/ou site

Hôpital européen Georges-Pompidou - Paris 15 (GHU Centre)

Service d'affectation

Direction Investissements-Département Equipements