Coordinateur Prestations de Services H/F

En tant que Coordinateur Prestations de Services H/F chez CBRE, vous travaillerez avec les clients, les fournisseurs et les entrepreneurs pour assurer l'achèvement des tâches et des ordres de travail liés aux installations. Ce poste fait partie du domaine fonctionnel de la gestion des installations ("Facilities Management"), qui se concentre sur tous les aspects des opérations d'un ensemble d'actifs, fournissant un soutien aux gestionnaires immobiliers concernant toutes les réparations et les plans d'investissement.

Ce que vous ferez :

• Travailler avec les propriétaires, les locataires et les fournisseurs de services pour s'assurer qu'ils mettent en œuvre et reconnaissent toutes les procédures, politiques et formats de reporting.
• Accuser réception de toutes les demandes des clients et recueillir les ordres de travail.
• Recueillir des rapports d'information pour connaître les performances et l'état d'avancement.
• Classer les ordres de travail, les propositions, les dossiers de département et autres documents soumis par les fournisseurs.
• Surveiller les activités se déroulant à l'extérieur du bâtiment, telles que l'élimination correcte des déchets et le recyclage.
• Suivre les instructions, la correspondance courte et les mémos et poser des questions de clarification.
• Répondre aux demandes ou plaintes courantes des clients, des collègues et des superviseurs.
• Utiliser les procédures existantes pour résoudre des problèmes simples, avec une opportunité limitée d'exercer un pouvoir discrétionnaire.
• L'impact se fait par des tâches, des méthodes et des fonctions clairement définies, décrites en détail.
• Produire ses propres résultats en suivant les procédures et processus définis sous une supervision et une direction étroites.
• Servir de premier point de contact pour le personnel interne concernant les problèmes et les demandes liés aux installations.
• Gérer les tâches quotidiennes des fournisseurs (sécurité et entretien ménager) en leur fournissant des directives/informations, au besoin, afin d'assurer une excellente coordination/exécution du travail dans l'environnement du client avec un minimum de perturbations.
• Gérer les relations avec les fournisseurs, y compris la planification, la liaison avec les entrepreneurs et le suivi de la prestation de services.
• Tenir des registres précis des opérations des installations, y compris les bons de commande, les factures, les journaux de maintenance, les garanties et les contrats.
• Aider aux projets de déménagement de bureaux.
• Soutenir la mise en place et la coordination de réunions/événements.
• Soutenir les services de courrier/impression (y compris la gestion des stocks de papeterie).
• Coordonner le service de messagerie si nécessaire.
• Assurer la conformité aux réglementations en matière de santé, de sécurité et d'environnement.
• Soutenir le Responsable des Installations ("Facilities Manager") dans la budgétisation et le suivi des coûts.
• Soutenir le Responsable des Installations pour effectuer des inspections des locaux afin d'identifier les domaines d'amélioration ou les dangers potentiels.
• Répondre aux urgences des installations pendant et en dehors des heures de bureau si nécessaire.
• Surveiller l'inventaire du garde-manger et des fournitures des installations de bureau et passer des commandes au besoin.

Ce dont vous aurez besoin :

• Diplôme ou GED avec jusqu'à 2 ans d'expérience professionnelle pertinente.
• Capacité à suivre les routines de travail et les normes de base dans l'application du travail.
• Compétences en communication pour échanger des informations simples.
• Connaissance pratique des produits Microsoft Office. Exemples : Word, Excel, Outlook, etc.
• Solides compétences organisationnelles avec un esprit curieux.
• Compétences de base en mathématiques. Capacité à calculer des chiffres simples tels que les pourcentages, les remises et les marges.

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