Assitant(e) Administratif

Technical Engineering Support (TES) est une société d'ingénierie créée il y a + de 30 ans, spécialisée dans la coordination des essais et la mise en service industrielle. TES accompagne également ses clients dans la participation aux études et à la coordination du montage des équipements industriels.
Au service support de notre société nous avons un poste à pourvoir en tant qu'Assitant(e) Administratif.
Vos principales activités sont :
SECRETARIAT

• Assure le secrétariat, la gestion du standard, du courrier, réservation des salles de réunion, ...

RESSOURCES HUMAINES

• Contrôle les diplômes pour s'assurer de leur validité,
• Envoi des pack Embauche,
• Prépare les éléments nécessaires aux contrats d'embauche dans le respect des procédures et accords,
• Etablit les ordres de mission,
• Envoi des pack Accueil,
• Organisation ½ journée d'intégration,
• Tient à jour les dossiers du personnel : Assistante Administrative,

MISSION CONSULTANTS

• Responsable de la logistique consultants dans le cadre des missions,

PAIE

• Centralise les éléments relatifs à la paye (pointage des heures ou variables de paie) ou tout document lié à la modification de la situation du personnel. Il les contrôle avant transmission au centre administratif,
• Réceptionne les feuilles de pointage et notes de frais (dont indemnités kilométriques),
• Réceptionne et fait valider les demandes d'absence,
• Saisit les informations nécessaires à la paye,

FORMATION & HABILITATIONS

• Recueille les évaluations des formations et en fait une synthèse,
• Planifie et organise les formations,
• Envoie les convocations aux formations,
• Saisit les informations relatives aux habilitations et certifications du personnel,

MEDECINE DU TRAVAIL

• Gère les relations et les facturations avec la Médecine du Travail,
• Planifie et organise les visites médicales,
• Envoie les convocations aux visites médicales et tient le tableau de bord associé : Assistante Administrative,

Q3SRE

• Respecte les procédures, instructions et formulaires relatifs à son activité,
• Suivi administratif des documents qualité processus Commercial et Missions consultants,

FOURNISSEURS

• Gère les commandes fournisseurs : les sujets type formation doivent être gère au global par l'assistante adm,
• Tient à jour les documents administratifs (KBis, RIB) exigibles par les clients et les Marchés Publics : assistante adm,

Assitant(e) Administratif, Gestionnaire des paies, ayant une expérience réussie dans une société de prestation intellectuelle.
Vous maitrisez parfaitement les outils numérique (Pack Office, ERP ...), Vous avez un très bon niveau de Français et en anglais.

Une présence de 3 jours par semaine est demandée.