Publiée 10 juin 2026
Program Officer - Support administratif & logistique - Centre Entrepreneuriat Social - HEC Paris
HEC Paris
Paris, Île-de-France 75000, France
CDI
Program Officer - Support administratif & logistique - Centre Entrepreneuriat Social - HEC Paris
Depuis plus de 140ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, decuriosité, et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de rechercheet d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que ladiversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaqueexpérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au seinde notre Ecole.
Nous attachons uneimportance particulière à l'épanouissement et au développement professionnelsdes collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons unaccompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notreenvironnement multiculturel.
Vous souhaitezparticiper activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement? Partagez-nous votre parcours en postulant !
Le/la Program Officer garantit la fiabilité des opérationsadministratives, contractuelles et logistiques du Pôle Accélération.
Il/elle sécurise lescircuits administratifs, financiers et contractuels liés aux dispositifsd'accompagnement, coordonne les prestataires et contribue à la qualitéd'exécution des temps forts des programmes sur l'ensemble des territoires.
Le poste intervienten support transverse des équipes opérationnelles (builders, leads, directionpédagogique et direction du pôle) afin de fluidifier les opérations et degarantir la bonne circulation des informations et des documents nécessaires aufonctionnement des dispositifs.
Missions principales
1. Gestion administrative et contractualisation
Préparer, suivre et archiver les conventions,contrats et documents administratifs nécessaires au fonctionnement desdispositifs (partenaires, prestataires, intervenants, mentors, structuresaccompagnées).
Assurer le suivi des circuits de signature et laconformité des dossiers administratifs (pièces, validations, archivage,versionning) en lien avec les fonctions support HEC (juridique, achats,finance).
Produire et envoyer les documents contractuelsnécessaires au fonctionnement des programmes : conventions, lettres de mission,confirmations d'intervention, contrats participants, etc.
Mettre à disposition de l'équipe les documents deréférence et contribuer à la bonne circulation des informations et à lastructuration des espaces documentaires (Teams / OneDrive / Notion).
2. Achats, commandes et facturation
Gérer les demandes d'achat et le suivi descommandes (devis, bons de commande, réception) selon les procédures HEC.
Assurer le suivi de bout en bout des sujetsadministratifs et financiers liés aux prestataires et intervenants : collectedes pièces, création fournisseurs, suivi des commandes, contrôle des factures,transmission aux services concernés et suivi des paiements.
Contribuer au suivi budgétaire administratif desprogrammes via des tableaux de suivi et outils de pilotage (Airtable / Excel /outils internes), avec remontée des alertes et points bloquants aux équipesconcernées.
3. Support logistique et opérationnel des programmes
Préparer et coordonner les éléments logistiquesnécessaires aux temps forts des programmes : séminaires, formations, jurys,événements, visites apprenantes, soirées de lancement ou de clôture.
Assurer la coordination logistique avec lesprestataires, lieux d'accueil, intervenants et équipes internes : réservations,restauration, matériel, déplacements, feuilles de présence, supports, badges,trombinoscopes, etc.
Préparer et mettre à disposition les packsopérationnels nécessaires aux sessions et événements dans les délais attendus.
4. Support transverse et améliorationcontinue
Répondre aux besoinsadministratifs récurrents des dispositifs (attestations, listes, documents,circuits de validation).
Assurer unecommunication fluide et fiable avec les équipes opérationnelles et lesfonctions support afin de faciliter l'avancement des sujets et la résolutiondes blocages administratifs.
Identifier lesirritants administratifs/logistiques et proposer des améliorations (process,templates, automatisations) en lien avec les leads.
Contribuer à lastructuration et à l'amélioration continue des outils, process et modes defonctionnement du Pôle Accélération.
Participer àl'onboarding des nouveaux membres de l'équipe sur les procédures et outilsadministratifs et logistiques.
Profil recherché :
Compétences recherchées :
Gestion administrative et suivi contractuel
Suivi des commandes et de la facturation
Coordination logistique et organisation événementielle
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Suivi et structuration de tableaux de pilotage
Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément
- Capacité à suivre et sécuriser des processmulti-acteurs et multi-territoires
- Bonne capacité de synthèse et de communicationécrite
- Rigueur dans la gestion documentaire et latraçabilité
Qualités recherchées
Organisation et rigueur
Sens du service
Réactivité
Fiabilité
Esprit d'équipe
- Capacité depriorisation dans un environnement exigeant et en évolution rapide
- Posture orientéesolution et facilitation
- Capacité à garderson calme et à gérer les imprévus dans des périodes de forte activité
- Aisancerelationnelle avec des interlocuteurs variés (équipes internes, intervenants,partenaires, dirigeants, mentors)
Avantages
• Plan d'épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC• 8 semaines de congé par an • Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine • Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo• des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...) • CSE : chèques vacances, chèques cadeaux.
Chaque candidature est étudiée avec soin. Si votreprofil correspond à notre recherche, nous vous contacterons pour un premieréchange téléphonique.
HEC Paris promeut la diversitésous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons etconsidérons les candidatures exclusivement sur la base des compétencesprofessionnelles.
Depuis plus de 140ans, les collaborateurs d'HEC Paris partagent un esprit d'excellence, decuriosité, et d'audace, qui nous permet d'être leader en matière de rechercheet d'enseignement en sciences du management.
Convaincus que ladiversité des parcours est une véritable richesse, nous valorisons chaqueexpérience individuelle et favorisons l'expression de tous les talents au seinde notre Ecole.
Nous attachons uneimportance particulière à l'épanouissement et au développement professionnelsdes collaborateurs. C'est pourquoi, dès l'arrivée, nous proposons unaccompagnement personnalisé, facilitant l'intégration et l'immersion dans notreenvironnement multiculturel.
Vous souhaitezparticiper activement à la mission d'HEC Paris et contribuer à son rayonnement? Partagez-nous votre parcours en postulant !
Le/la Program Officer garantit la fiabilité des opérationsadministratives, contractuelles et logistiques du Pôle Accélération.
Il/elle sécurise lescircuits administratifs, financiers et contractuels liés aux dispositifsd'accompagnement, coordonne les prestataires et contribue à la qualitéd'exécution des temps forts des programmes sur l'ensemble des territoires.
Le poste intervienten support transverse des équipes opérationnelles (builders, leads, directionpédagogique et direction du pôle) afin de fluidifier les opérations et degarantir la bonne circulation des informations et des documents nécessaires aufonctionnement des dispositifs.
Missions principales
1. Gestion administrative et contractualisation
Préparer, suivre et archiver les conventions,contrats et documents administratifs nécessaires au fonctionnement desdispositifs (partenaires, prestataires, intervenants, mentors, structuresaccompagnées).
Assurer le suivi des circuits de signature et laconformité des dossiers administratifs (pièces, validations, archivage,versionning) en lien avec les fonctions support HEC (juridique, achats,finance).
Produire et envoyer les documents contractuelsnécessaires au fonctionnement des programmes : conventions, lettres de mission,confirmations d'intervention, contrats participants, etc.
Mettre à disposition de l'équipe les documents deréférence et contribuer à la bonne circulation des informations et à lastructuration des espaces documentaires (Teams / OneDrive / Notion).
2. Achats, commandes et facturation
Gérer les demandes d'achat et le suivi descommandes (devis, bons de commande, réception) selon les procédures HEC.
Assurer le suivi de bout en bout des sujetsadministratifs et financiers liés aux prestataires et intervenants : collectedes pièces, création fournisseurs, suivi des commandes, contrôle des factures,transmission aux services concernés et suivi des paiements.
Contribuer au suivi budgétaire administratif desprogrammes via des tableaux de suivi et outils de pilotage (Airtable / Excel /outils internes), avec remontée des alertes et points bloquants aux équipesconcernées.
3. Support logistique et opérationnel des programmes
Préparer et coordonner les éléments logistiquesnécessaires aux temps forts des programmes : séminaires, formations, jurys,événements, visites apprenantes, soirées de lancement ou de clôture.
Assurer la coordination logistique avec lesprestataires, lieux d'accueil, intervenants et équipes internes : réservations,restauration, matériel, déplacements, feuilles de présence, supports, badges,trombinoscopes, etc.
Préparer et mettre à disposition les packsopérationnels nécessaires aux sessions et événements dans les délais attendus.
4. Support transverse et améliorationcontinue
Répondre aux besoinsadministratifs récurrents des dispositifs (attestations, listes, documents,circuits de validation).
Assurer unecommunication fluide et fiable avec les équipes opérationnelles et lesfonctions support afin de faciliter l'avancement des sujets et la résolutiondes blocages administratifs.
Identifier lesirritants administratifs/logistiques et proposer des améliorations (process,templates, automatisations) en lien avec les leads.
Contribuer à lastructuration et à l'amélioration continue des outils, process et modes defonctionnement du Pôle Accélération.
Participer àl'onboarding des nouveaux membres de l'équipe sur les procédures et outilsadministratifs et logistiques.
Profil recherché :
Compétences recherchées :
Gestion administrative et suivi contractuel
Suivi des commandes et de la facturation
Coordination logistique et organisation événementielle
Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
Suivi et structuration de tableaux de pilotage
Capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément
- Capacité à suivre et sécuriser des processmulti-acteurs et multi-territoires
- Bonne capacité de synthèse et de communicationécrite
- Rigueur dans la gestion documentaire et latraçabilité
Qualités recherchées
Organisation et rigueur
Sens du service
Réactivité
Fiabilité
Esprit d'équipe
- Capacité depriorisation dans un environnement exigeant et en évolution rapide
- Posture orientéesolution et facilitation
- Capacité à garderson calme et à gérer les imprévus dans des périodes de forte activité
- Aisancerelationnelle avec des interlocuteurs variés (équipes internes, intervenants,partenaires, dirigeants, mentors)
Avantages
• Plan d'épargne salariale (PEE et PERECO) avec abondement HEC• 8 semaines de congé par an • Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine • Forfait mobilité durable pour les collaborateurs se déplaçant à vélo• des événements d'entreprise tout au long de l'année (conférences, Team days, ...) • CSE : chèques vacances, chèques cadeaux.
Chaque candidature est étudiée avec soin. Si votreprofil correspond à notre recherche, nous vous contacterons pour un premieréchange téléphonique.
HEC Paris promeut la diversitésous toutes ses formes. En tant qu'employeur inclusif, nous accueillons etconsidérons les candidatures exclusivement sur la base des compétencesprofessionnelles.
