Assistant administratif F/H

Description du poste

Métier :

GESTION ADMINISTRATIVE, ASSISTANAT DE DIRECTION - ASSISTANAT ADMINISTRATIF

Intitulé du poste :

Assistant administratif F/H

Type d'emploi :

Permanent

Durée du contrat (en mois) :

36

Les missions en bref ...

Gestion des demandes transférées par l'accueil au titre du niveau 2 :

• Réception et traitement de l'information
• Pré évaluation
• Appui si nécessaire sur la gestion des prises de rendez-vous des professionnels

Assurer l'accueil du public en remplacement des chargés d'accueil physique
Suivi et gestion des dossiers liés à l'accompagnement des personnes :

• Saisie dans SOLIS : rdv CER + CER, aides fi, FSL, BPA,
• Rappel des échéances (CER, DSF, etc.) aux travailleurs sociaux, demande de passage en EP + suivi
• Traitement de la liste active R.S.A.
• Réalisation des instructions administratives simples, aide au remplissage de documents
• Mise en œuvre du suivi administratif des dossiers
• Appui aux démarches administratives permettant l'accès aux droits des personnes
• Réalisation et mise en œuvre des travaux bureautiques, création et suivi des outils spécifiques à l'activité d'accompagnement
• Mise en relation avec les partenaires si nécessaire dans le cadre de l'accompagnement (information sur les situations)
• Classement des courriers, dossiers et activités liés à la gestion de l'accompagnement
• Classement et archivage des documents en tout genre
• Enregistrement de tous les documents sous le I
• Préparation et participation aux réunions A.A. du P.A.I.S.
• Saisie des A.S.L.L. et Axe 3 dans PAPYRUS
• Enregistrement de note dans PAPYRUS
• Préparation et participation à l'E.P.L.A. 2.0
• Prise de note en réunion et réalisation des comptes rendus
• Archivage et mise à jour des logiciels (PAPYRUS, GRC, SOLIS)
• Gestion de la boite structurelle
• Gestion de la boite C.C.A.P.E.X. / Reprise du logement, courrier de R.D.V., tableau SharePoint, D.S.F. + suivi (validation du Chef, envoi à la Préf et au Tribunal)
• Articulation avec les C.P.S. sous forme de temps de travail mensuel

Construction du réseau partenarial :

• Participation aux réunions partenariales
• Actualisation de la base de données des partenaires contenus dans la G.R.C.
• Relai d'informations en interne

Chiffres et Statistiques :

• Extraction mensuel de l'activité de service (nombre de rdv, P.A., C.E.R....) et B.R.S.A.
• Préparation du Rapport d'Activité Annuel. Renseignements et mise à jour des chiffres recueillis
• Suivi des indicateurs (file active, nbre de BRSA, nbre de PA, nbre de rdv, moyenne de rdv,...) par C.P.S.
• Bilan quantitatif des permanences extérieures
• Extraction de chiffres pour les fiches Canton des communes du SAS

Vos atouts

Nb d'années d'expérience min. requis :

Débutant

Niveau de diplôme requis

CAP

Formation (diplômes, certifications, agréments...)

Niveau minimum CAP, BEP, voire niveau BAC, dans le domaine du secrétariat et de la gestion administrative.

Savoir-faire :

• Aisance relationnelle et qualité de présentation
• Respecte des obligations de confidentialité et de discrétion.
• Sens du travail en équipe
• Capacités rédactionnelles (prise de note, compte rendu, analyse, synthèse)
• Gestion des priorités
• Capacité à rendre compte et alerter
• Qualité de prise d'initiatives, de recherche et de relai de l'information.
• Autonomie et organisation
• Respect des délais imposés par le cadre réglementaire.
• Maîtrise et aisance à la pratique des outils informatiques (Pack Office et logiciels métiers. Idéalement : SOLIS).
• Compréhension des modalités d'intervention et des outils départementaux en matière d'action sociale
• Connaissance générale du cadre législatif et institutionnel de l'action sociale.

Savoir-être :

• Capacité à travailler auprès de différents interlocuteurs et en transversalité
• Rigueur et méthodologie
• Dynamisme.
• Esprit d'initiative et de créativité.
• Sens de l'accueil, du contact, de l'écoute.
• Capacité d'adaptation et de prise de recul.
• Réactivité et gestion des priorités
• Appétence pour le service public.

AUTRES INFORMATIONS :

Poste permanent de catégorie C de la fonction publique territoriale, ouvert au recrutement par voie statutaire pour les titulaires ou en CDD de 36 mois, pour les contractuels (renouvelable, pouvant déboucher sur un CDI)

Permis nécessaire

Aucun obligatoire

Attestation d'honorabilité requise

Non

Localisation du poste

Localisation du poste :

Yvelines (78), Trappes

Adresse du site

6 Avenue Hector Berlioz 78190 TRAPPES

Cadre statutaire

Fonction publique :

Territoriale

Catégorie :

Catégorie C

Cadre d'emploi :

Adjoints administratifs territoriaux