Gestionnaire au bureau des diplômes H/F - contractuel.le.s uniquemennt

A propos

L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France

Le poste est rattaché au Bureau des diplômes de la Direction de la scolarité centrale.

La Direction de la scolarité est composée de deux services : le service des inscriptions et des diplômes et le service des applications de scolarité.

Votre mission
• Réception des PV de jurys de diplômes
- contrôle de conformité et vérification des signatures.
• Réception des dossiers de demande de diplômes nationaux
- saisie dans Apogée (partie « Mémento ») de certaines données relatives aux diplômes.
• Édition des diplômes via l'outil Apogée (à partir de 2010/2011) :
- édition systématique des diplômes de Licence, Master et DUT sur support
sécurisé ; édition des listes d'émargement ; édition des annexes descriptives
aux diplômes.
- édition à la demande des étudiants des diplômes intermédiaires (DEUG et Maîtrise) sur support sécurisé ; édition des listes d'émargement.
• Édition des diplômes via l'outil Félix (de 2005/2006 à 2009/2010) :
- vérification des conditions d'obtention du diplôme (session, conformité du
cursus, validation d'acquis, conformité des procès-verbaux de jury et
signatures) ; examen des dossiers litigieux avec le responsable du bureau.
- édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ;
édition des listes d'émargement (en lien avec le Rectorat).
• Édition des diplômes (de 1969/1970 à 2004/2005) :
- vérification des conditions d'obtention du diplôme (session, conformité du
cursus, validation d'acquis, des procès-verbaux de jury et signatures) ;
recherches documentaires (archives) ; examen des dossiers litigieux avec le
responsable du bureau.
- édition des diplômes sur support sécurisé (+ photocopie) et oblitération ;
édition des listes d'émargement (en lien avec le rectorat).
- versement aux archives des dossiers des diplômés.
• Délivrance des diplômes nationaux :
- envoi par courriel des convocations pour retrait des diplômes.
- préparation et envoi des diplômes à l'étranger par la Valise diplomatique ou
par lettre recommandée.
- mise en place de la procédure de retrait par le biais de cérémonie de diplôme.
• Accueil des usagers
- accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes
usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants
• Classement et archivage
• Établissement d'attestations d'obtention de diplômes (pour les étudiants) ou
d'authentification de diplômes (ambassades, universités, employeurs, organismes
vérificateurs).
• Traitement des demandes de duplicata.
• Complément d'activités :
- participation à la réorganisation des archives diplômes
- participation à la communication vers les usagers
- participation à la mise en place de nouveaux outils (procédures, bordereaux, statistiques...)

Le profil idéal
• Connaissance des différentes procédures d'admission et d'inscription en vigueur à
Paris 8
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'université, des différents
services et tout particulièrement des composantes
• Connaissance des règles de scolarité en vigueur à Paris 8
• Connaissance de l'application Apogée et de son fonctionnement, principalement
dans le domaine Résultats
• Maîtrise des outils bureautiques (publipostage, rédaction des courriers
administratifs...)
• Maîtrise de la réglementation liée aux diplômes
• Savoir faire preuve d'autonomie et capacité à travailler en équipe
• Capacité à communiquer et conduire une relation avec les différents services et
composantes
• Savoir gérer les urgences et hiérarchiser les priorités
• Faire preuve de capacités d'initiative et d'adaptation
• Faire preuve de rigueur et de méthode
• Savoir rendre compte régulièrement au supérieur hiérarchique