GESTIONNAIRE DE DEPARTEMENT DE FORMATION GEA (H/F) - IUT - CONTRACTUEL ET TITULAIRE

A propos

L'Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue.
Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l'offre de recherche de l'UPJV.

Département Gestion des Entreprises et des Administrations comprenant près de 600 étudiants répartis sur 3 années.

Localisation : IUT Amiens

Date de début du contrat : 01/09/2026

Votre mission

Activités principales

Accueil : étudiants, enseignants, professionnels et entreprises, accueil téléphonique.

Assistance au Chef de département et Directeurs d'études :

Participation à l'organisation des activités institutionnelles du Département : Journée Portes Ouvertes, Forum du lycéen et de l'étudiant, évènements liés à des projets étudiants, soutenances de stage

Gestion administrative :

• Traitement des e-mails, du courrier, et des appels téléphoniques
• Gestion des ordres de mission (déplacements stages + alternance)
• Gestion des enseignants vacataires
• Suivi des services enseignants et travail préparatoire à la saisie sur OSE par les enseignants, contrôle des heures effectuées
• Gestion des commandes : Contact avec les fournisseurs, demande de devis, saisie de commandes sur SIFAC+ et suivi de la livraison jusqu'à réception,
• Élaboration des plans quadrienaux d'investissement avec le chef de département
• Élaboration des budgets annuels

Gestion pédagogique :

• Connaitre la formation, les attendus et les différentes procédures pour candidater (Parcoursup, Ecandidat, ADIUT, Campus France),
• CELCAT : modifications ponctuelles des emplois du temps,
• APOGEE : vérification des saisie des notes, édition des attestations provisoires de réussite, gestion des inscriptions administratives et des démissions,
• DJANGO : gestion des dossiers vacataires
• COFFRE FORT NUMERIQUE : Envois des relevés de notes après jurys et des attestations de validation d'année,
• P-STAGE : Vérification et validation des conventions de stage (avec le responsable pédagogique des stages)
• Gestion d'une cohorte (BUT1 ou BUT 2et3)
• Gestion des émargements pour les formations en alternance (BUT2, BUT3) en relation avec le responsable des alternants,
• Gestion en concertation avec les directeurs d'études des aménagements de cursus (dossiers RSE,...),
• Préparation des soutenances de fin de parcours avec le responsable des stages.
• Préparation des commissions et des documents pour les jurys (en collaboration avec les directeurs des études et le chef de département).

Contraintes particulières :

Il est possible de proposer et de mettre en œuvre des idées d'amélioration des différents processus au moyen des logiciels de bureautique et/ou de toute application qui paraîtrait adaptée (objectif : dématérialiser, automatiser, faciliter la collaboration, et simplifier lorsque c'est possible). Les missions d'un secrétariat de département sont diverses et évolutives

Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire

Type de contrat : CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires

Date limite pour postuler : 09/07/2026

Le profil idéal

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Organisation d'un accueil compatible avec la réalisation des autres activités.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie (dans le cadre du télétravail)
• Gestion des priorités.
• Réalisation d'une gestion pédagogique et administrative.

Savoirs sur l'environnement professionnel

• Une connaissance préalable des logiciels APOGEE, CELCAT, P-STAGE, DJANGO et SIFAC+ serait un atout.
• Une connaissance du milieu universitaire, et de la spécificité des IUT, est également une force.

Savoir-faire opérationnels

• Maîtrise du pack Office sur PC, tout particulièrement Word et Excel.
• Aisance relationnelle, qualités d'expression écrite et orale.
• Appétence pour les outils numériques et leur prise en main.
• Autonomie relative.
• Adaptabilité rapide aux nouvelles missions

Compétences :