Publiée 12 juin 2026
Un ou Une assistante du secrétariat particulier
GRAND POITIERS Communauté urbaine
Poitiers, Nouvelle-Aquitaine 86000, France
CDI
A propos de nous
Les atouts d'une métropole sans ses inconvénients ! C'est ainsi que l'on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un ou Une Assistante du secrétariat particulier
(Assistant ressources)
Direction Générale Adjointe Missions Transversales Stratégiques
Direction Communication - Protocole - Manifestations
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
A temps complet
Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d'envergure et à forts enjeux ;
• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d'information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée ;
• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d'avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d'avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.
En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d'une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C'est un métier qui fait sens !
Présentation de la direction et des missions principales du poste
Le secrétariat particulier, au sein de la Direction Communication - Protocole - Manifestations assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les Directions et les autres collectivités. En charge d'accompagner le Maire-Président dans l'exercice de ses responsabilités, ainsi que dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques, ce service coordonne les représentations et les interventions du Maire-Président, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc...), le protocole et les actions de proximité. Sous la responsabilité du / de la coordinatrice du secrétariat particulier vos activités seront les suivantes :
Vos missions
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des sollicitations des usagers.
- Enregistrer, orienter et assurer le suivi des demandes des administrés.
- Gérer le courrier entrant et sortant via le logiciel Salut.
- Assurer le traitement, le suivi et l'archivage des courriers et documents administratifs.
- Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de courriers, notes et documents administratifs.
- Assurer la gestion et le suivi des parapheurs papier et dématérialisés.
- Veiller à la circulation des documents soumis à validation ou signature.
- Participer ponctuellement à l'organisation logistique et administrative d'événements institutionnels, réunions publiques et rencontres avec les habitants.
- Assurer la préparation des supports et documents nécessaires aux réunions et manifestations.
- Rechercher, collecter et centraliser les informations et documents auprès des services pour l'élaboration de la pochette quotidienne du Maire-Président.
- Assurer le classement et l'archivage des documents selon les procédures en vigueur.
Conditions d'exercice des missions
Votre profil
- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Maîtrise de l'outil informatique (traitement de textes, Intranet, Internet, etc.) et des techniques de secrétariat
- Capacité à recevoir, filtrer, prioriser et transmettre les messages
- Savoir renseigner les interlocuteurs/interlocutrices et adapter son discours
- Autonomie, organisation et prise d'initiatives, sens des responsabilités / des priorités
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe / Sens du service public
Conditions de recrutement
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter Mme Anaïs JULAN, Cheffe de service Développement des carrières et des compétences, au 05 49 52 38 12.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires, votre dernier arrêté administratif, sont à transmettre via le formulaire de ce site ou par courrier à :
Monsieur le Président de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Ouvert jusqu'au 11/07/2026
Publié le 10/06/2026
35h
/semaine
Permanent
Catégorie : C
Les atouts d'une métropole sans ses inconvénients ! C'est ainsi que l'on peut positionner Grand Poitiers dans le paysage de la Nouvelle-Aquitaine.
Une qualité de vie indéniable grâce à la proximité de la campagne, un enthousiasme ressenti par tous grâce à la présence de 28 000 étudiants dans des établissements d'enseignement supérieur d'excellence (Sciences Po, ENSMA, Université de Poitiers...), une innovation constante d'acteurs économiques investis ou prêts à se lancer, un patrimoine roman reconnu de tous, un dynamisme culturel et associatif créateur de liens, un attrait touristique indéniable avec en fer de lance le Futuroscope... impossible de lister tout ce qui fait de Grand Poitiers un territoire où il fait bon vivre, bon étudier, bon entreprendre ! Et tout ça à seulement 1h30 de Paris et de Bordeaux.
Grand Poitiers Communauté urbaine, ce sont 40 communes qui s'engagent résolument dans la transition écologique et solidaire de leur territoire, le renouvellement des modes de déplacement axés sur les mobilités douces et actives, le déploiement de nouvelles solidarités entre les communes et entre les habitants, dans le soutien inconditionnel à toutes les innovations économiques, sociales et sociétales, dans une nouvelle forme de démocratie dans laquelle chacun a sa place.
Pour décliner ce projet en acte, Grand Poitiers s'entoure de femmes et d'hommes qui ont à cœur de mettre leurs compétences, leurs idées, leur motivation au service de la collectivité, et recrute :
Un ou Une Assistante du secrétariat particulier
(Assistant ressources)
Direction Générale Adjointe Missions Transversales Stratégiques
Direction Communication - Protocole - Manifestations
Cadre d'emplois des Adjoints administratifs territoriaux
A temps complet
Pourquoi ce poste pourrait vous intéresser ?
• Un environnement stimulant où vous pourrez exercer votre métier avec des projets d'envergure et à forts enjeux ;
• Des valeurs employeurs partagées : solidarité, proximité, diversité, égalité professionnelle femme / homme, inclusion, transition écologique ;
• Un accueil privilégié : dispositif d'intégration avec temps dédié d'information et de découverte des équipements et des différents sites composants nos entités ;
• Une organisation du temps de travail qui favorise la bonne adéquation vie professionnelle / vie privée ;
• Des opportunités de carrière : campagnes de promotion interne et d'avancement de grade annuelles avec un récent passage du taux d'avancement de grade à 100%, formations internes et externes sur vos thématiques métiers ou pour évoluer et déployer pleinement votre potentiel professionnel.
En synthèse, en nous rejoignant, vous pourrez vous épanouir au sein d'une entité dynamique, solidaire avec de belles valeurs dont les agentes et agents sont sincèrement investis au quotidien, au bénéfice des habitants et des habitantes du territoire de la Ville de Poitiers et de Grand Poitiers. C'est un métier qui fait sens !
Présentation de la direction et des missions principales du poste
Le secrétariat particulier, au sein de la Direction Communication - Protocole - Manifestations assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les Directions et les autres collectivités. En charge d'accompagner le Maire-Président dans l'exercice de ses responsabilités, ainsi que dans la mise en œuvre et le suivi des politiques publiques, ce service coordonne les représentations et les interventions du Maire-Président, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalité, communes etc...), le protocole et les actions de proximité. Sous la responsabilité du / de la coordinatrice du secrétariat particulier vos activités seront les suivantes :
Vos missions
- Assurer l'accueil téléphonique et la réception des sollicitations des usagers.
- Enregistrer, orienter et assurer le suivi des demandes des administrés.
- Gérer le courrier entrant et sortant via le logiciel Salut.
- Assurer le traitement, le suivi et l'archivage des courriers et documents administratifs.
- Participer à la rédaction, à la mise en forme et à la relecture de courriers, notes et documents administratifs.
- Assurer la gestion et le suivi des parapheurs papier et dématérialisés.
- Veiller à la circulation des documents soumis à validation ou signature.
- Participer ponctuellement à l'organisation logistique et administrative d'événements institutionnels, réunions publiques et rencontres avec les habitants.
- Assurer la préparation des supports et documents nécessaires aux réunions et manifestations.
- Rechercher, collecter et centraliser les informations et documents auprès des services pour l'élaboration de la pochette quotidienne du Maire-Président.
- Assurer le classement et l'archivage des documents selon les procédures en vigueur.
Conditions d'exercice des missions
- Horaires de bureau, dans la majorité des cas, mais souplesse demandée pour répondre à une demande ou un besoin ponctuel.
- Le poste implique une présence sur deux sites, avec une répartition des activités adaptée aux besoins opérationnels et aux priorités du service.
Votre profil
- Maîtrise de l'expression orale et écrite
- Maîtrise de l'outil informatique (traitement de textes, Intranet, Internet, etc.) et des techniques de secrétariat
- Capacité à recevoir, filtrer, prioriser et transmettre les messages
- Savoir renseigner les interlocuteurs/interlocutrices et adapter son discours
- Autonomie, organisation et prise d'initiatives, sens des responsabilités / des priorités
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Réactivité et capacité d'adaptation
- Esprit d'équipe / Sens du service public
Conditions de recrutement
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, ce poste est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le Code Général de la Fonction Publique et le décret régissant le cadre d'emplois correspondant. De plus, en application du décret n° 2019-1414 du 19 décembre 2019 et de la délibération n° 2009-0239 du 18 juin 2009, le poste peut être accessible aux contractuels à titre dérogatoire.
Les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent également prétendre à cet emploi par voie contractuelle (article L352-4 du Code Général de la Fonction Publique). Dans ce cadre, pour tout renseignement, merci de recontacter le pôle Accompagnement des Parcours Professionnels par téléphone au 05 49 52 36 68.
Rémunération
Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation mutuelle + prévoyance + CASC (Comité d'Activités Sociales et Culturelles).
Vous souhaitez plus de renseignements ?
Merci de contacter Mme Anaïs JULAN, Cheffe de service Développement des carrières et des compétences, au 05 49 52 38 12.
Notre offre vous intéresse ?
Les candidatures avec lettre de motivation, CV, copie des diplômes et pour les fonctionnaires, votre dernier arrêté administratif, sont à transmettre via le formulaire de ce site ou par courrier à :
Monsieur le Président de Grand Poitiers Communauté urbaine
Hôtel de la Communauté urbaine de Grand Poitiers
84 RUE DES CARMELITES
86000 POITIERS
Tout dossier incomplet ne sera pas étudié.
Ouvert jusqu'au 11/07/2026
Publié le 10/06/2026
35h
/semaine
Permanent
Catégorie : C
