Assistant(e) Coordination Visites & Événementiel (H/F)

Job Description
Une entreprise du domaine agroalimentaire est à la recherche d'un Assistant(e) Coordination Visites & Événementiel (H/F).

Vous intervenez en appui opérationnel sur la coordination des visites clients et partenaires, ainsi que sur l'organisation d'événements internes.

Véritable interface entre les équipes internes, les prestataires et les visiteurs, vous jouez un rôle clé dans la qualité de l'accueil et dans la valorisation de l'image de l'entreprise.

Votre mission principale : orchestrer des expériences de visite fluides, professionnelles et à forte valeur ajoutée.

Vos missions :

Coordination et organisation des visites clients :

• Contribuer à la planification, l'organisation et le suivi des visites clients et partenaires
• Coordonner les différents interlocuteurs internes impliqués dans les visites
• Centraliser, structurer et diffuser l'ensemble des informations opérationnelles
• Élaborer et mettre à jour les supports de communication (programmes de visite, documents d'accueil)
• Anticiper et gérer les aléas opérationnels avec réactivité
• Participer à la mise en œuvre de nouveaux projets et à l'optimisation des processus du service clients

Gestion logistique et organisationnelle :

• Gérer la logistique globale des visites : salles, repas, transports, plannings et tableaux de suivi
• Préparer les espaces d'accueil : matériel, supports, goodies et consommables
• Assurer la mise en place, la coordination terrain et le rangement avant et après chaque visite

Organisation d'événements internes :

• Participer à la préparation et à la coordination d'événements internes (événements collaborateurs, temps forts de l'entreprise)
• Contribuer à la logistique, à la coordination des prestataires et au bon déroulement des événements

Présence opérationnelle - Jour J :

• Être présent(e) sur le terrain afin de garantir une exécution fluide et qualitative
• Accueillir et orienter les visiteurs, en lien avec les équipes internes
• Assurer un rôle de référent opérationnel le jour de l'événement ou de la visite

Profil

Une première expérience en coordination de projets, événementiel ou relation client (stage inclus) est appréciée

• Excellent sens du service et aisance relationnelle
• Capacité à interagir avec des publics variés (internes, partenaires, clients)
• Organisation, rigueur et gestion des priorités
• Réactivité, adaptabilité et gestion du stress
• Esprit d'initiative et force de proposition
• Appétence pour l'amélioration continue et le travail en équipe

Compétences techniques

• Bases solides en organisation, coordination et gestion de projet
• Très bonnes compétences en communication écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
• La maîtrise de Canva constitue un avantage
• Permis B requis (déplacements intersites réguliers)
• Anglais professionnel opérationnel (échanges écrits et oraux)

Informations contractuelles

Poste à pourvoir dans le cadre d'un Bachelor 3 Responsable en gestion d'activité opérationnelle au sein de l'ECM de Dijon.

Poste à pourvoir en partenariat avec l'ECM - École de Commerce et Management, membre du Groupe IGENSIA Education.

Candidature à effectuer directement sur le jobboard ECM :

https://offres-alternances.ecm-france.fr/jobs/Careers

Chaque année, l'ECM propose plus de 3000 offres d'alternance.