Assistant(e) de Direction en alternance (H/F)

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Job description

Poste et Missions

Au sein de la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DRV), sous la responsabilité de l'assistante de la DRV,

vous aurez pour mission d'assurer le secrétariat et les tâches administratives de la direction.

À ce titre, Vous aurez pour missions principales :

- Organiser les réunions (doodle, suivi, etc...) et gérer les agendas ;

- Mettre en forme les courriers et suivre les parapheurs de la Direction ;

- Réceptionner et enregistrer des courriers ;

- Réaliser des comptes rendus de réunions ;

- Préparer les dossiers en amont des réunions ;

- Diffuser des documents et des informations auprès des Directeurs scientifiques ;

- Participer à l'organisation des réunions (ODJ, réservation de salle, tickets cantine, compte-rendus);

- Organiser des déplacements (billets, ordre de mission, hôtels) ;

- Réaliser les tâches administratives des frais professionnels ;

- Suivre les procédures internes ;

- Suivre les factures et archiver les contrats ;

- Suivre et réactualiser divers abonnements ;

- Mettre à jour des procédures d'assistanat ;

- Préparer les demandes d'achats (DA) selon la procédure en vigueur au siège.

Vous pourrez également être amené(e) à :
• Exécuter des commandes de fournitures ;
• Gérer les appels téléphoniques ;
• Participer à l'organisation d'événements en interfaces avec la Direction de la Communication ;
• Participer au suivi de la bibliographie et ouverture de dossiers concernant les brevets/marques.

Profile description

Profil
• Vous préparez un BTS « Support à l'action managériale ».
• Disposer de connaissances en recherche clinique serait un plus.
• Vous avez une bonne connaissance de l'outil bureautique (Word, Excel, PowerPoint) et vous maitrisez l'anglais.
• Vous êtes rigoureux (se), organisé(e), vous savez faire preuve d'initiative et de réactivité.
• Vous avez une bonne expression écrite et orale.