Assistant(e) du secrétaire général

1. Assurer la gestion et l'organisation du travail quotidien du secrétaire général

• Gestion de l'agenda, traitement des communications de deux boites fonctionnelles, gestion du courrier
• Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d'encadrement animées par le secrétaire général
• Organisation des réunions et des rendez-vous
• Gestion et validation des frais de déplacement
• Centralisation des conventions, circulaires et enquêtes
• Gestion des demandes de certificat de scolarité

2. Assurer la gestion et le suivi des dossiers des personnels administratifs de la DSDEN

• Suivi des différents actes de gestion courante : nomination, congés, notation, télétravail, etc.
• Suivi et mise à jour des applications RH (AGADIR, GDI), des listes de diffusion
• Suivi et mise à jour du tableau de recensement via l'application ESTEVE dans le cadre de la campagne d'évaluation annuelle
• Gestion de l'accueil et de l'installation des nouveaux arrivants et des stagiaires

3. Gestion RH

• Organiser des entretiens de régulation
• Suivi des dossiers de protection fonctionnelle en lien avec les partenaires internes et le rectorat
• Suivi des grèves via ARGES en relation avec le Cabinet du Recteur

4. Assurer la gestion logistique des demandes des personnels

• Centralisation et traitement/suivi des demandes logistiques
• Centralisation et suivi des commandes de fournitures

5. Outre ces activités principales, vous êtes amené à contribuer à l'activité du cabinet et notamment à :

• Assurer la continuité du service, avec les autres collaboratrices et collaborateurs, en cas d'absence ;
• Prendre en charge, par roulement avec les autres collaboratrices et collaborateurs, la permanence téléphonique durant les heures d'ouverture du cabinet ;
• Participer à l'organisation d'événements particuliers impliquant la mobilisation de l'ensemble des collaboratrices et des collaborateurs du cabinet ;
• Assurer le suivi des réponses aux courriers à l'attention des usagers ou des élus concernant des situations en collège ou en lycée et en coopération avec les services de la DSDEN. Rédiger ces courriers le cas échéant.

Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction de l'organisation du cabinet. Elles impliquent un dialogue régulier et un travail quotidien avec la cheffe de cabinet et les autres membres du cabinet, avec les services (chefs de service, de division)

Lien hiérarchique : cheffe de cabinet (N+1), secrétaire général (N+2)

Descriptif du profil recherché

Connaissances administratives et techniques

• Connaitre l'organisation du système éducatif et son environnement professionnel : niveau maîtrise
• Utiliser les outils informatiques et bureautiques : niveau maîtrise
• Utiliser des applications métiers (GDI, Agadir, Esteve) : niveau pratique

Savoir-faire

• Planifier, anticiper et respecter les délais : niveau expert
• Travailler en équipe : niveau maîtrise
• Alerter et rendre compte : niveau expert
• Communiquer efficacement à l'oral et à l'écrit : niveau expert
• Mettre en œuvre et respecter des procédures : niveau expert

Savoir être

• Faire preuve de grande discrétion : niveau expert
• Faire preuve de rigueur : niveau expert
• Avoir le sens de l'adaptation : niveau expert
• Etre réactif : niveau expert
• Etre autonome : niveau maîtrise
• Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise

Vos perspectives

Acquérir une expérience riche et valorisante au sein du cabinet

Acquérir la maîtrise/expertise de certaines procédures de gestion des ressources humaines

Etre en relation constante avec de nombreux interlocuteurs

Conditions particulières d'exercice

Ce poste implique une disponibilité pour réaliser des permanences, en journée exclusivement et en alternance avec les autres collaboratrices et collaborateurs du cabinet, faire occasionnellement face à un surcroit de travail ou participer à une cellule de crise.

Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae ainsi qu'une copie du dernier arrêté de promotion d'échelon et de nomination (pour les titulaires)

Rémunération

1836 euros brut (revu en fonction de l'expérience) + complément indemnitaire mensuel 150 euros

Descriptif employeur

Rectorat de l'académie - 6 rue de la Toussaint - 67975 Strasbourg cedex 9
Lieu d'affectation

Direction des services départementaux de l'éducation nationale (DSDEN) du Bas-Rhin

65 avenue de la Forêt-Noire - 67083 Strasbourg cedex

Le département du Bas-Rhin fait partie de l'académie de Strasbourg. Il accueille près de 195 000 élèves dans 723 écoles et 156 établissements publics et privés du second degré. La DSDEN du Bas-Rhin gère dans le cadre de ses missions départementales et inter départementales près de 15 000 personnels de l'éducation nationale.

Le cabinet de la DSDEN du Bas-Rhin se compose d'une cheffe de cabinet, de trois assistants et d'une gestionnaire : l'assistant du directeur académique et de son adjointe, l'assistante de l'adjointe du directeur académique chargée du premier degré, l'assistante du secrétaire général et la gestionnaire des personnels d'encadrement.