ASSISTANTE DE SERVICE

Informations générales

Référence de l'offre: 9124032901781

Type de contrat: Emploi permanent

Lieu de travail: VIRY CHATILLON

Vos missions

Vos missions se déclinent de la manière suivante, en collaboration avec la 2 ème assistante de service :

Ø Gestion du fonctionnement du service

• Gestion du courrier du service
• Gestion des demandes de fournitures, matériel, mobilier, commandes diverses pour le service
• Accueil téléphonique et informations générales
• Gestion financière des engagements, suivi des validations et transmission des bons

Ø Gestion RH et effectifs (incluant arrivées et départs)

• Référente Octime : saisies (HS, congés, ASA, EFM), corrections, suivi des plannings
• Mise à jour des tableaux RH, annuaires, coordination avec DRH
• Accompagnement lors de l'arrivée et départ de professionnels dans le service
• Rôles d'agent relais : GFD, PISE, CARL.

Ø Assistanat de la cheffe de service

• Organisation et préparation des réunions (cadres, service), convivialité, logistique
• Rédaction des comptes rendus (réunions...)
• Appui ponctuel : tableaux, courriers, notes, rendez - vous
• Participation à l'organisation d'événements (ex. partenaires, journée enfance)

Ø Suivi des projets et activités du service :

• Soutenir le pilotage de l'activité du service : mise à jour des tableaux de bord d'activité, rapport d'activité annuel
• Suivi et reporting des projets du service
• Contribuer à la recherche documentaire et à la mise à jour des procédures

Ø Coordination et sécurisation des procédures administratives et juridiques :

• Sécuriser l'application des procédures administratives et juridiques en rapport avec le cadre législatif et institutionnel auprès des équipes de secteur
• Assurer en amont la préparation et le suivi des dossiers spécifiques : cour d'appel, statuts particuliers de l'enfant confié (pupille, tutelle, DAP), administrateur Ad'hoc, Protection de personnes vulnérables, etc.
• Gestion des déclarations de sinistres et suivi des procédures

Ø Participation à l'animation territoriale

• Accompagner et développer la réflexion sur les pratiques professionnelles en lien avec les cadres du service
• Organiser et animer en lien avec les cadres du service les réunions du service
• Contribuer à la mise en œuvre des politiques publiques en interface avec les services supports de la DPPE et les autres directions.

Votre profil

Titulaire (Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, catégorie B, filière Administrative) ou contractuel (CDD d'1 an renouvelable)

Issue d'une formation administrative ou secrétariat de niveau bac minimum (indispensable), vous avez une première expérience sur un poste administratif avec un fort degré d'autonomie.

Vous bénéficiez d'une connaissance du domaine de la protection de l'enfance et de l'environnement territorial.

Vous maîtrisez l'outil informatique avec aisance (notamment le pack office : Word, Excel, Power point et capacité à apprendre les différents logiciels métiers)

Enfin, vous êtes dotés de qualités professionnelles telles que l'organisation, la rigueur, le sens du travail d'équipe et du service public, la discrétion professionnelle et le respect de la confidentialité.

Autres informations
• Travail en bureau sur poste informatique
• Horaires réguliers avec amplitude variable selon les besoins du service

Poste basé à Viry Chatillon, à pourvoir dès que possible sur le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux (catégorie B, filière administrative) ou contractuel (CDD 1 an renouvelable)

39 heures par semaine, 50 jours de congés (Congés annuels + RTT)

Rémunération statutaire + régime indemnitaire + prime annuelle + participation employeur à la mutuelle et à la prévoyance.

Prestations sociales du CNAS

Participation 75% du titre Navigo

Accès facilité à la formation

Télétravail possible

CET

Conditions particulières

Compte tenu des difficultés de recrutement, publication à l'externe souhaitée. Merci à vous Cdt PS: Ce secteur est amené à changer de résidence administrative pour être positionné sur Viry Chatillon

Ségur