ASSISTANT ADMINISTRATIF H/F

CDI

Eduservices, c'est un réseau de 44 écoles, présentes partout en France, qui accompagnent chaque année plus de 45 000 étudiants vers leur avenir professionnel.

Nous formons aux métiers du commerce, du sport, du digital, de la beauté, de l'hospitalité, du management... avec une pédagogie tournée vers l'action, l'entreprise et l'humain.

A propos du poste :

Le campus Eduservices de Montpellier, acteur majeur de l'enseignement supérieur privé (13 écoles, 8 sites, 3200 étudiants), recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en charge des prestataires de formation pour renforcer l'équipe de son campus LCF Montpellier.

Vous constituez un relais indispensable clé dans la fluidité des relations entre les services pédagogiques, les formateurs et les services support du siège (juridique, finance, paie, comptabilité).

A ce titre vos missions sont :

Gestion administrative et contractuelle des formateurs honoraires

• Recueillir les besoins de prestations auprès des services pédagogiques des écoles.
• Monter les contrats de sous-traitance pour les formateurs honoraires selon les procédures internes.
• Assurer la collecte des pièces complémentaires (documents administratifs, justificatifs légaux, attestations, RIB, etc.).
• Vérifier l'exhaustivité et la conformité des pièces transmises par les formateurs.
• Préparer les contrats et les dossiers complets pour mise à la signature (formateurs, direction).
• Assurer le suivi des contrats tout au long de leur vie, depuis leur création jusqu'à leur échéance (renouvellement, ajustements, archivage).

Suivi financier et gestion des factures

• Réceptionner, vérifier et valider la conformité des factures des formateurs.
• Contrôler l'adéquation entre les factures, les contrats et les heures réalisées.
• Saisir les factures dans ZeenDoc afin de déclencher le circuit de validation par les directeurs d'école.
• Assurer le lien avec les écoles pour garantir un traitement efficace.
• Préparer la mise en paiement des factures dans les délais impartis.
• Traiter les éventuelles anomalies (erreurs de montant, absence de contrat, pièces manquantes).

Relation avec les formateurs et les écoles

• Accompagner les formateurs dans leurs démarches administratives (création de dossier, facturation, signature).
• Servir de relais entre les équipes pédagogiques et les prestataires pour toute question contractuelle ou administrative.
• Assurer un support réactif et qualitatif pour maintenir une relation professionnelle durable.

Profil recherché :

Compétences techniques :

• Aisance dans la gestion documentaire : collecte, vérification et mise en conformité des pièces administratives.
• Compétences en gestion financière opérationnelle : vérification des factures, contrôle de cohérence, suivi jusqu'au paiement.
• Maîtrise des outils numériques utilisés pour le suivi administratif et financier : Pack Office, en particulier Excel (tableaux de suivi, contrôles, reporting), Outil de gestion documentaire : ZeenDoc (ou adaptation rapide à un outil équivalent). Capacité à suivre le cycle de vie complet d'un contrat : création, suivi, modifications, renouvellements, clôtures. Aptitude à travailler dans un environnement multisites et à intégrer des procédures communes à 13 écoles.
• Capacité à suivre le cycle de vie complet d'un contrat : création, suivi, modifications, renouvellements, clôtures.
• Aptitude à travailler dans un environnement multisites et à intégrer des procédures communes à 13 écoles.

Compétences organisationnelles :

• Capacité à gérer un volume important de dossiers.
• Rigueur dans le contrôle et le suivi des documents.
• Gestion des priorités et respect des échéances contractuelles et financières.
• Sens de l'anticipation, réactivité et autonomie dans la gestion des tâches quotidiennes.
• Compétences relationnelles
• Excellente communication orale et écrite.
• Capacité à travailler avec de multiples interlocuteurs.

Qualités personnelles :

• Fiabilité et discrétion (gestion d'informations sensibles).
• Sens de l'engagement et esprit d'équipe.
• Capacité d'analyse et de résolution de problèmes.
• Diplôme requis de niveau Bac+3 (domaine administratif ou équivalent).

Eléments complémentaires :

CDI en 35h à pourvoir à partir du 1er juin 2026.

Rémunération : Fixe + Variable 24K€ - 27K€ brut annuel.

Avantages : Mutuelle d'entreprise, tickets-restaurant, prime de participation, Forfait Mobilité Durable, chèque cadeaux.

Pour postuler :

Nous avons hâte de vous rencontrer ! Rejoignez notre équipe en envoyant votre candidature (CV + lettre de motivation) à : [email protected]