Assistant(e) de direction

L'assistant(e) de direction du cabinet assure l'ensemble des missions d'assistance de direction et répond aux demandes des directeurs de cabinet.
Mission spécifique

• Assurer la gestion de l'agenda du recteur ainsi que l'organisation de ses déplacements, notamment la réservation et le suivi des titres de transport.
• Assurer la co-gestion des agendas avec les assistant(e)s de direction des recteurs de la région académique.
• Préparer les dossiers nécessaires aux audiences, réunions et déplacements, en lien avec le directeur de cabinet et son adjoint.
• Travailler en coordination avec les autres assistant(e)s.
• Assurer la coordination avec les assistant(e)s du secrétariat général ainsi qu'avec les services académiques du rectorat et des DSDEN.
• Rédiger et assurer le suivi des communications et courriers destinés aux institutions et partenaires extérieurs (collectivités territoriales, élus, associations, acteurs économiques, etc.).
• Participer à la structuration numérique du travail à l'aide des applications dédiées telles que Chorus-DT, GEC et autres outils métiers.
• Informer le chauffeur et le cuisinier de toute modification de l'emploi du temps du recteur ayant une incidence sur leur activité.

Activités partagées

• Assurer l'accueil physique, téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Participer à l'organisation du travail de l'équipe de direction.
• Assister à la préparation des réunions.
• Rédiger, relire, mettre en forme, valoriser et diffuser les supports écrits (courriers, invitations, présentations, etc.).
• Participer à la cellule académique de crise afin d'assurer les fonctions de secrétariat, notamment la gestion du standard ou de la main courante.
• Assurer le traitement de dossiers ponctuels et le suivi d'affaires réservées.
• Réaliser les opérations d'archivage.

Descriptif du profil recherché

Connaissances requises

L'agent doit disposer :

• d'une maîtrise du système éducatif et de ses enjeux ;
• d'une maîtrise des techniques de documentation ;
• d'une maîtrise de la culture numérique et internet ;
• d'une expertise de l'environnement professionnel ;
• d'une expertise des techniques de communication ;
• d'une expertise des techniques liées au domaine d'activité ;
• d'une maîtrise des méthodes d'archivage ;
• d'une maîtrise du fonctionnement des administrations publiques.

Savoir-faire attendus

L'agent doit être capable de :

• réaliser des synthèses ;
• rédiger et mettre en forme des documents avec un niveau d'expertise ;
• évaluer et hiérarchiser les besoins ;
• structurer son activité de manière autonome ;
• planifier son travail et respecter les délais ;
• utiliser avec expertise les outils bureautiques et les logiciels spécifiques à l'activité ;
• gérer les aléas et les imprévus ;
• accueillir les interlocuteurs et prendre les messages ;
• enregistrer et classer les documents ;
• travailler efficacement en équipe ;
• utiliser les logiciels spécifiques à l'activité, notamment la GEC.

Savoir-être attendus

Le poste requiert :

• un fort sens de l'initiative ;
• une grande capacité d'adaptation ;
• un excellent sens de l'organisation ;
• une forte réactivité ;
• un sens développé des relations humaines ;
• un sens élevé de la confidentialité ;
• de la rigueur et de la fiabilité ;
• une bonne capacité à gérer le stress.

Conditions particulières d'exercice

Compte tenu de son positionnement au sein du cabinet du recteur, ce poste nécessite :

• une forte réactivité ;
• une grande disponibilité ;
• une importante polyvalence ;
• un goût prononcé pour le travail en équipe.

En période de forte activité, l'agent peut être amené à travailler sur des amplitudes horaires importantes.

Rémunération

Selon grille indiciaire + régime indemnitaire

Descriptif employeur

L'académie de Poitiers compte 29 000 personnels qui se mobilisent au quotidien pour assurer les parcours scolaires de 300 000 élèves de la maternelle au post-bac. Elle est engagée dans une dynamique de progrès social et d'innovation et vise prioritairement à préparer chaque élève au meilleur avenir possible. Le service public d'éducation de l'académie de Poitiers poursuit également l'objectif de participer aux dynamiques territoriales en Charente, Charente-Maritime, Deux-Sèvres et Vienne pour des territoires urbains, péri-urbains et ruraux attractifs. Son projet académique repose sur quatre grandes priorités : l'égalité des chances, les valeurs de la République, le numérique au service des apprentissages et le développement professionnel de tous ses personnels.