Publiée 26 juin 2026
Secrétaire pédagogique du département d'études génie industriel et maintenance F/H
University of Orléans
Chartres, Bretagne 28000, France
CDI
Mission
Au sein du département Génie Industriel et Maintenance (GIM), votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et à contribuer au suivi de la gestion pédagogique du département.
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative :
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, ...)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage
Logistique du département :
Assurer la logistique de la structure (documentations, fournitures et les commandes)
Assurer le suivi de la comptabilité du département (contrôle des factures et suivi des bons de commandes) Participer à l'organisation des réunions pédagogiques en présentiel ou sur Teams (calendrier, réservation des salles, dossiers)
Gérer et structurer l'archivage de l'information pour le département sur le réseau informatique ou sur Teams.
Missions annexes à la pédagogie :
Assurer l'interface quotidien avec les étudiants, le suivi journalier des absences
Assister à l'ensemble des réunions et des commissions du département
Gestion administrative des poursuites d'études des étudiants de BUT :
Suivre le devenir des étudiants
Editer les statistiques.
Gestion administrative des stages des étudiants de BUT en formation initiale :
Suivre les conventions de stage des étudiants, planifier les soutenances, assurer un suivi statistique
Promotion / communication :
Participer à l'organisation (achats, installation...) des différentes manifestations du département (JPO, entretiens ParcourSup...) et accompagner les étudiants lorsqu'ils organisent des actions fédératrices
Soutien au développement des Relations Internationales (RI) à l'IUT :
Gérer les candidatures de mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, autres...)
Assurer le suivi des étudiants de l'IUT intéressés par une mobilité
Participer à l'organisation d'actions et de manifestations visant à promouvoir les relations internationales Assurer la coordination de l'accueil des étudiants internationaux
Mettre à jour les pages RI du site de l'IUT et contribuer à la coordination avec les services des relations internationales de l'Université
Soutien aux secrétariat pédagogiques des autres Département et au service Scolarité
Formation et expérience professionnelle
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département, de l'IUT et de l'Université.
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants.
Être capable de communiquer en anglais à l'oral et à l'écrit
Connaître les techniques de secrétariat
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances
Utiliser les outils de gestion et les logiciels spécifiques
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil
Compétences et qualités requises
- Savoir rendre compte
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
- Polyvalence
- Autonomie
- Rigueur
- Excellent relationnel
- Capacité d'écoute et d'adaptation
L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:
Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle : - Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
Et des avantages ... - Activités sportives et culturelles
- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap
Adhésion obligatoire à un contrat collectif santé* avec prise en charge partielle par l'employeur
Adhésion facultative à un contrat collectif de prévoyance avec prise en charge partielle par l'employeur
*sauf cas de dispense prévues par le décret n° 2022-633 du 22 avril 2022
Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 24/08/2026
Au sein du département Génie Industriel et Maintenance (GIM), votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et à contribuer au suivi de la gestion pédagogique du département.
Activités principales
Assurer l'accueil et la gestion administrative :
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, ...)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage
Logistique du département :
Assurer la logistique de la structure (documentations, fournitures et les commandes)
Assurer le suivi de la comptabilité du département (contrôle des factures et suivi des bons de commandes) Participer à l'organisation des réunions pédagogiques en présentiel ou sur Teams (calendrier, réservation des salles, dossiers)
Gérer et structurer l'archivage de l'information pour le département sur le réseau informatique ou sur Teams.
Missions annexes à la pédagogie :
Assurer l'interface quotidien avec les étudiants, le suivi journalier des absences
Assister à l'ensemble des réunions et des commissions du département
Gestion administrative des poursuites d'études des étudiants de BUT :
Suivre le devenir des étudiants
Editer les statistiques.
Gestion administrative des stages des étudiants de BUT en formation initiale :
Suivre les conventions de stage des étudiants, planifier les soutenances, assurer un suivi statistique
Promotion / communication :
Participer à l'organisation (achats, installation...) des différentes manifestations du département (JPO, entretiens ParcourSup...) et accompagner les étudiants lorsqu'ils organisent des actions fédératrices
Soutien au développement des Relations Internationales (RI) à l'IUT :
Gérer les candidatures de mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, autres...)
Assurer le suivi des étudiants de l'IUT intéressés par une mobilité
Participer à l'organisation d'actions et de manifestations visant à promouvoir les relations internationales Assurer la coordination de l'accueil des étudiants internationaux
Mettre à jour les pages RI du site de l'IUT et contribuer à la coordination avec les services des relations internationales de l'Université
Soutien aux secrétariat pédagogiques des autres Département et au service Scolarité
Formation et expérience professionnelle
Connaître l'organisation et le fonctionnement du département, de l'IUT et de l'Université.
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants.
Être capable de communiquer en anglais à l'oral et à l'écrit
Connaître les techniques de secrétariat
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances
Utiliser les outils de gestion et les logiciels spécifiques
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil
Compétences et qualités requises
- Savoir rendre compte
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
- Polyvalence
- Autonomie
- Rigueur
- Excellent relationnel
- Capacité d'écoute et d'adaptation
L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI
Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:
Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle : - Développement de ses compétences à travers une large offre de formation
- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail
- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)
- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste
Et des avantages ... - Activités sportives et culturelles
- Restauration collective
- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
- Prise en charge partielle des transports
- Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,
- Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap
Adhésion obligatoire à un contrat collectif santé* avec prise en charge partielle par l'employeur
Adhésion facultative à un contrat collectif de prévoyance avec prise en charge partielle par l'employeur
*sauf cas de dispense prévues par le décret n° 2022-633 du 22 avril 2022
Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 24/08/2026
