Publiée 27 juin 2026
Gestionnaire au plannings et examens
UNIVERSITE DE LILLE
Lille, Hauts-de-France 59000, France
CDI
A propos
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Votre mission
Au sein du service des plannings et examens, vous contribuez à l'organisation des enseignements et des examens de la faculté. Vous veillez à la bonne coordination des emplois du temps, à l'optimisation de l'occupation des salles et au bon déroulement des sessions d'examens, dans un environnement où les contraintes calendaires sont nombreuses et les interlocuteurs variés.
Vous exercez vos missions en lien étroit avec les enseignants, les services de scolarité, les relations internationales, les personnels administratifs et les étudiants. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre réactivité, vous participez à garantir la continuité du service et la qualité de l'organisation pédagogique.
Concrètement, vous exercez notamment les activités suivantes :
Vous participez également à la continuité du service en assurant, selon les besoins, le relais de vos collègues sur certaines missions, notamment celles liées au suivi des étudiants en situation de handicap. Vous contribuez enfin à l'archivage des documents administratifs et au partage des informations utiles avec les différents services de la faculté.
🎯 Votre rôle est essentiel pour garantir une organisation fluide des enseignements et des examens, au bénéfice des étudiants comme des équipes pédagogiques.
CDD 3ans
Le profil idéal
🤝 Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les environnements où la coordination, l'anticipation et la gestion des priorités sont essentielles. Vous aimez travailler en équipe et savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances.
Vous êtes reconnu• e pour votre sens du service, votre réactivité et vos qualités relationnelles. Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés.
Vous êtes à l'aise avec les attendus suivants :
Vous êtes également :
Formation et expérience
Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur constitue un atout. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. La connaissance des applications métiers ADE et CaptaCursus sera appréciée ; des formations à leur utilisation sont prévues pour faciliter votre prise de poste.
Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.
Votre mission
Au sein du service des plannings et examens, vous contribuez à l'organisation des enseignements et des examens de la faculté. Vous veillez à la bonne coordination des emplois du temps, à l'optimisation de l'occupation des salles et au bon déroulement des sessions d'examens, dans un environnement où les contraintes calendaires sont nombreuses et les interlocuteurs variés.
Vous exercez vos missions en lien étroit avec les enseignants, les services de scolarité, les relations internationales, les personnels administratifs et les étudiants. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre réactivité, vous participez à garantir la continuité du service et la qualité de l'organisation pédagogique.
Concrètement, vous exercez notamment les activités suivantes :
- 📅 Élaborer, mettre à jour et diffuser les emplois du temps des enseignants et des étudiants, en tenant compte des contraintes pédagogiques et logistiques ;
- 📝 Organiser les différentes sessions d'examens et assurer leur préparation matérielle et administrative (calendriers, sujets, réservations de salles...) ;
- 📞 Accueillir, informer et accompagner les enseignants, les étudiants et les différents interlocuteurs du service ;
- 🏫 Optimiser l'occupation des salles et répondre aux demandes quotidiennes : absences d'enseignants, rattrapages, réservations, événements, galops d'essai... ;
- 💻 Mettre à jour les bases de données et assurer le suivi des informations dans les applications métiers dédiées ;
- 📧 Gérer les communications auprès des étudiants et des services concernés afin d'assurer une information fiable et réactive.
Vous participez également à la continuité du service en assurant, selon les besoins, le relais de vos collègues sur certaines missions, notamment celles liées au suivi des étudiants en situation de handicap. Vous contribuez enfin à l'archivage des documents administratifs et au partage des informations utiles avec les différents services de la faculté.
🎯 Votre rôle est essentiel pour garantir une organisation fluide des enseignements et des examens, au bénéfice des étudiants comme des équipes pédagogiques.
CDD 3ans
Le profil idéal
🤝 Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les environnements où la coordination, l'anticipation et la gestion des priorités sont essentielles. Vous aimez travailler en équipe et savez gérer plusieurs dossiers simultanément tout en respectant les échéances.
Vous êtes reconnu• e pour votre sens du service, votre réactivité et vos qualités relationnelles. Vous faites preuve de discrétion, de diplomatie et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés.
Vous êtes à l'aise avec les attendus suivants :
- Vous êtes capable d'organiser et de suivre des plannings complexes dans le respect de contraintes calendaires ;
- Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les applications informatiques utilisées pour la gestion des emplois du temps et des examens ;
- Vous savez rechercher, vérifier, traiter et diffuser des informations de manière fiable ;
- Vous êtes capable de travailler dans des délais parfois contraints tout en garantissant la qualité du service rendu ;
- Vous appréciez le travail en équipe et savez rendre compte de votre activité.
Vous êtes également :
- 🌟 organisé• e, méthodique et rigoureux• se ;
- 🌟 réactif• ve et capable de gérer les imprévus ;
- 🌟 doté• e d'un excellent sens du relationnel et de l'écoute ;
- 🌟 à l'aise dans un environnement nécessitant discrétion, disponibilité et sens du service ;
- 🌟 capable d'anticiper les besoins et de vous adapter à l'évolution des situations.
Formation et expérience
Une connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur constitue un atout. La maîtrise des outils bureautiques est indispensable. La connaissance des applications métiers ADE et CaptaCursus sera appréciée ; des formations à leur utilisation sont prévues pour faciliter votre prise de poste.
