Publiée 1 juillet 2026
Office & executive assistant H/F
Onatera
Aix-en-Provence, Provence-Alpes-Côte d'Azur 13290, France
CDI
Office & Executive Assistant (Freelance - 3 jours/semaine)
Localisation : Aix-en-Provence
Type de contrat : Freelance / Prestation
Rythme : 3 jours par semaine
Démarrage : Dès que possible
À propos du poste
Dans le cadre du remplacement de deux prestations arrivant à échéance, nous recherchons un(e) Office & Executive Assistant pour accompagner notre COO, et assurer le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux.
Véritable relais opérationnel, vous êtes à la fois garant(e) de la vie du bureau et soutien administratif de la direction. Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, autonome et fiable, capable de gérer efficacement plusieurs sujets en parallèle.
Vos missions
Office Management
Vous assurez le bon fonctionnement des bureaux au quotidien :
Assistanat de direction
Vous accompagnez directement la COO sur différents sujets administratifs :
Profil recherché
Nous recherchons une personne pragmatique, rigoureuse et autonome, capable de prendre en charge les sujets du quotidien avec efficacité.
Vous disposez notamment des qualités suivantes :
Conditions
Vous recherchez un rôle polyvalent, concret et central dans l'organisation d'une entreprise en pleine activité ? Rejoignez-nous pour contribuer au bon fonctionnement du quotidien et accompagner la direction sur ses sujets opérationnels.
Localisations Siège Aix en Provence
Localisation : Aix-en-Provence
Type de contrat : Freelance / Prestation
Rythme : 3 jours par semaine
Démarrage : Dès que possible
À propos du poste
Dans le cadre du remplacement de deux prestations arrivant à échéance, nous recherchons un(e) Office & Executive Assistant pour accompagner notre COO, et assurer le bon fonctionnement quotidien de nos bureaux.
Véritable relais opérationnel, vous êtes à la fois garant(e) de la vie du bureau et soutien administratif de la direction. Ce poste polyvalent s'adresse à une personne organisée, autonome et fiable, capable de gérer efficacement plusieurs sujets en parallèle.
Vos missions
Office Management
Vous assurez le bon fonctionnement des bureaux au quotidien :
- Gestion des approvisionnements et des stocks (fournitures, consommables, café, snacks, matériel)
- Recherche et coordination de prestataires (fournitures, équipements, travaux, services)
- Organisation des événements internes et moments de convivialité
- Suivi des prestataires liés aux locaux (maintenance, ménage, fournisseurs)
- Gestion du courrier et des colis
- Veille au bon état général des bureaux et traitement des besoins du quotidien
- Accueil ponctuel des visiteurs et nouveaux collaborateurs
Assistanat de direction
Vous accompagnez directement la COO sur différents sujets administratifs :
- Gestion des e-mails entrants : tri, priorisation, réponses simples et relances
- Traitement et suivi des documents administratifs
- Gestion de tâches administratives ponctuelles
- Organisation logistique de déplacements professionnels lorsque nécessaire
Profil recherché
Nous recherchons une personne pragmatique, rigoureuse et autonome, capable de prendre en charge les sujets du quotidien avec efficacité.
Vous disposez notamment des qualités suivantes :
- Excellent sens de l'organisation et de l'anticipation
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément
- Très bonnes qualités rédactionnelles
- Discrétion et sens de la confidentialité
- Esprit pratique et capacité à trouver des solutions
- Fiabilité et sens des priorités
Conditions
- Mission en freelance / prestation
- Présence sur site requise (Aix-en-Provence)
- Disponibilité de 3 jours par semaine
- Démarrage dès que possible
Vous recherchez un rôle polyvalent, concret et central dans l'organisation d'une entreprise en pleine activité ? Rejoignez-nous pour contribuer au bon fonctionnement du quotidien et accompagner la direction sur ses sujets opérationnels.
Localisations Siège Aix en Provence
