Gestionnaire administrative et financière F/H

Mission

Au sein de l'institut de Chimie Organique et Analytique ; votre mission est d'assurer des fonctions polyvalentes de gestionnaire administrative et financière.

Activités principales

Secrétariat :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique d'interlocuteurs externes français et étrangers (partenaires, entreprises, commerciaux, livreurs), de nouveaux entrants (permanents, doctorants, contractuels, stagiaires), de chercheurs invités et de membres de jury de thèse

- Gérer des demandes d'accès à une Zone à Régime Restrictif (ZRR) de personnels concernés

- Répondre à des demandes d'informations de la direction et diffuser toute information nécessaire en interne et à l'externe

- Alimenter des tableaux de bord, réaliser des extractions à la demande de la direction (bilans, évaluations)

- Gérer les stocks en fournitures de papeterie et économat, approvisionnement des équipes

- Participer à l'organisation de manifestations internes (conférences, réunions de travail, etc...)

- Archiver de la documentation administrative et financière

Gestion financière :

- Procéder à des opérations d'engagement juridique après contrôles réglementaires liés aux achats (disponibilité des crédits, seuils)

- Suivre des crédits par type de dépenses et d'opérations financières

- Assurer une double gestion SIFAC et GESLAB

- S'assurer de la bonne réception et vérification de livraisons

- Préparer des éléments de facturation, contrôle de pièces justificatives

- Communiquer sur l'évolution de procédures

Gestion des missions double tutelle :

- Instruire des dossiers de demande de mission en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

- Contrôler des états de frais et pièces justificatives avant transmission à la direction des affaires financières de l'Université d'Orléans

- Chargée de voyage (transport et hébergement) pour des invités.
Formation et expérience professionnelle

Connaitre les règles de gestion financière d'un laboratoire de recherche

Utiliser les logiciels spécifiques de gestion et de bureautique

Connaître les structures administratives des établissements tutelle, Université d'Orléans et CNRS, et leur fonctionnement

Connaître les techniques d'accueil téléphonique, physique et de communication bienveillante

Maîtriser l'anglais écrit et oral

Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil

Maîtriser les outils informatiques et bureautiques spécifiques à l'activité

Mettre en œuvre les procédures et les règles administratives et financières adéquates

Assurer le suivi des dépenses et des recettes

Maîtriser les techniques de rédactions administratives et mettre en forme des documents

Gérer son temps de travail

Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes

Compétences et qualités requises

- Autonomie

- Réactivité

- Adaptabilité

- Bienveillance

- Sens du relationnel

- Sens de l'initiative

- Respect de la confidentialité

- Rigueur

L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique:

• Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation

- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

- 57 jours de congés annuels - dont 10 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste

• Et des avantages ...

- Activités sportives et culturelles

- Restauration collective

- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

- Prise en charge partielle des transports

- Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

- Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 15/08/2026