Assistant administratif (H/F)

Mission confiée

L'assistant.e administratif.ive apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont il/elle s'occupe. Il/elle facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs. Il/elle contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

L'assistant.e administratif.ive est chargé.e de contribuer principalement à la bonne marche du service transfert, innovation et partenariat.

Principales activités

Gestion financière

• Assurer le suivi budgétaire des services, en contribuant à la gestion efficace des ressources et à la préparation des échéances budgétaires
• Assurer le suivi des contrats / marchés de prestations, suivre le paiement des fournisseurs
• Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs

Organisation

• Organiser et faciliter les réunions des services, les séminaires, et les événements internes ou externes, en veillant à leur logistique et leur bon déroulement ;
• Gérer les déplacements professionnels des membres des services (transport et hébergement, ...) ;
• Déployer les procédures administratives, financières et ressources humaines : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées.
• Assurer l'interface du service avec différents acteurs internes et externes
• Rédiger et mettre à jour les supports de communication
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services, en assurer le classement et l'archivage

Compétences

• Connaître les principes de gestion financière
• Sens de l'organisation, de l'initiative et de la priorisation des tâches
• Maîtrise des outils bureautiques, collaboratifs et d'outils de gestion
• Aptitude à travailler en équipe, à communiquer efficacement et à s'adapter à un environnement en constante évolution
• Avoir le sens du service, de la pédagogie et de la diplomatie
• Maîtriser l'anglais écrit et oral (niveau A2 minimum)
• Les petits plus :
  • Une appétence pour l'accompagnement des projets d'innovation de la population scientifique
  • une connaissance des procédures publiques facilitera votre prise de poste

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Complémentaire santé et prévoyance avec participation employeur
• Possibilité de télétravail et aménagement du temps de travail
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle

Rémunération

Entre 1800 et 2200€ brut mensuel