Chargé.e des événements scientifiques - Réf 310

A propos

L'Université de Toulouse est un établissement public expérimental (EPE) d'enseignement supérieur et de recherche. Elle se classe aujourd'hui parmi les premières universités françaises par son rayonnement scientifique, la diversité de ses laboratoires et les formations qu'elle propose en sciences, santé, sport, technologie et ingénierie. Dotée d'un budget de 430 M€, de 5 composantes et d'1 établissement-composante (l'Ecole d'ingénieurs de Purpan), elle est forte de plus de 4300 personnels dont 2500 personnels d'enseignement et/ou de recherche, possède 69 structures de recherche (dont 42 unités mixtes de recherche), accueille plus de 35 000 étudiantes et étudiants. Elle est implantée dans 4 départements, 8 villes et est répartie sur 11 sites pour une superficie de 264 hectares.

L'établissement est engagé dans la construction du site toulousain à travers la future transformation en Grand Etablissement en capacité de coordonner, à l'issue de la période d'expérimentation, la stratégie de recherche et de formation du site. La construction de l'EPE implique vingt établissements associés ou partenaires de l'enseignement supérieur et organismes nationaux de recherche, deux établissements de santé et d'autres organismes. Pour atteindre cet objectif, elle s'inscrit dans une feuille de route partagée avec ses établissements associés et partenaires et également dans un plan de transition visant à intégrer d'ici le 31/12/2027 les activités et moyens actuellement portés par la Comue de Toulouse.

Au sein de la direction générale des services, la direction de la communication, de la culture et des évènements a pour mission de promouvoir l'image, l'identité et les activités de l'Université en œuvrant à son rayonnement. Elle a également pour objectif de promouvoir la diffusion des savoirs, de la culture et d'organiser des congrès scientifiques. Elle valorise la location des espaces de l'université. Elle est composée de trois pôles : communication, culture et événéments et d'une cellule Images et création.

Le chargé d'événements scientifiques est rattaché au pôle événements de la DCCE. Il travaille en lien étroit avec la DREV et le chargé de communication scientifique.

Votre mission

Sous la responsabilité du responsable du pôle évènement, le ou la chargé-e d'évènements scientifiques prend en charge l'ensemble des aspects organisationnels des évènements scientifiques organisés par l'université pour les structures.

Activités principales :

• Monter un dossier afin de faire valider l'opportunité et la soutenabilité de l'évènement
• Travailler en collaboration avec le comité scientifique afin de rédiger le dossier scientifique et le programme
• Réaliser les actions de communication associées (site internet, supports, commande goodies) et assurer la diffusion de l'évènement avec le pôle communication de la DCCE
• Réserver les espaces, hôtels, restauration...
• Organiser, quand cela est possible, une action de culture scientifique
• Élaborer et gérer le budget de l'évènement
• Rechercher et monter les demandes de financements publics et dossier de sponsoring
• Assurer l'accueil, la coordination de l'évènement le jour J et veiller à son bon déroulement
• Réaliser un bilan et clôturer le budget

Activités associées :

• Mettre en place des outils de gestion et de paiements en ligne pour les évènements scientifiques
• Assurer une veille métier

Dans le cadre de la transformation de l'établissement, le contexte et certaines missions pourront être amenées à évoluer tout en gardant le cœur de métier d'organisation d'événements.

Conditions générales du poste :

• Catégorie du poste : A
• Corps de recrutement : ASI ou équivalent
• Quotité de travail : 100%
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDI
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste: Groupe 1
• Rémunération :

Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 529 € brut + modulation de grade

Pour les contractuels : elle est comprise entre 1 944,50 € brute et 2 648,46 € brute en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste (309,50 € brut)

• Localisation géographique : Université de Toulouse

Le profil idéal

Connaissances :

• Connaitre le statut des EPSCP, leur organisation et fonctionnement
• Connaitre les bases de gestion budgétaire, finance publique et droit public
• Maitriser les techniques d'expression orale et écrite
• Langue anglaise min. B2
  
  Savoir-faire technique :
• Savoir organiser et gérer un événement
• Planifier des actions
• Rédiger des contenus adaptés aux publics
• Respecter des délais
• Utiliser les logiciels nécessaire à l'activité : CMS sciences-conf, adobe
• Conduire plusieurs projets en parallèle
  
  Savoirs comportementaux :
• Savoir travailler en équipe, en interaction et en s'adaptant à des interlocuteurs variés
• Sens de l'organisation
• Autonomie, discernement et sens de l'initiative
• Réactivité et capacité à prioriser et travailler dans une situation stressante
• Capacité d'analyse et de synthèse

Diplôme requis : BAC

Expérience souhaitée : Débutant (1 à 3 ans d'expérience)

Avantages :

• Contributions aux frais de transport en commun
• Congés jusqu'à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois
• 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :

39h10 = 55 jours de congé

38h15 = 50 jours de congé

37h20 = 45 jours de congé

• Contributions à la complémentaire santé
• Subvention restauration collective
• Chèques vacances
• Service social
• Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)
• Activités sportives et culturelles
• Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité)
• Facilité d'accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces)
• Événements et conférences scientifiques (Journée des personnels, Afterwork, Conférences...)
• Télétravail possible en fonction du poste
• Dispositif d'accompagnement et de formation à la prise de fonction managériale à l'université
• Possibilité d'aménagement du temps de travail
• Crèche
• Formations
  
  Compte tenu de la fermeture administrative de l'Université du 27 juillet au 17 août, nous vous remercions de bien vouloir tenir compte d'un délai de réponse exceptionnellement plus long durant cette période