Assistant Pédagogique (H/F)

Description du poste

Grande École du Numérique créée en 1936, l'Efrei est un acteur indépendant majeur de l'enseignement supérieur et de la transformation numérique. Installée à Paris ainsi qu'à Bordeaux, l'Efrei forme 5 800 étudiants dans son programme Grande École d'ingénieurs et dans ses Programmes Experts du numérique (bachelors, mastères...), et propose également une offre de formation continue.

Rejoindre l'Efrei, c'est bien plus que rejoindre simplement un leader de l'enseignement supérieur de premier plan, c'est vouloir s'engager dans un projet pédagogique et humain centré sur les étudiants, avec l'assurance d'avoir les moyens de ses ambitions tout en vivant dans un cadre professionnel exceptionnel au sein de nos campus.

Leader indépendant reconnu d'intérêt public par l'État (EESPIG), l'Efrei est habilitée par la Commission des titres d'ingénieurs (CTI) et fait partie de la Conférence des Grandes Écoles. Depuis janvier 2022, l'Efrei est établissement composante de Paris Panthéon-Assas Université.

Missions

Rattaché(e) à la Direction des Études 1er cycle, vous jouez un rôle clé dans l'organisation administrative et le suivi pédagogique des étudiants.

Vos missions sont les suivantes :

Assurer le secrétariat et l'accueil

• Accueillir, renseigner et orienter les étudiants.
• Gérer les prises de rendez-vous.
• Rédiger des courriers, comptes rendus et divers documents administratifs.
• Mettre en forme des documents.
• Organiser les réunions et assurer leur préparation.
• Gérer l'archivage des documents.
• Organiser les déplacements lorsque nécessaire.

Suivre les absences des étudiants

• Réceptionner et traiter les justificatifs d'absence.
• Mettre à jour le tableau de suivi des absences.
• Envoyer les alertes et les convocations liées aux absences.
• Contrôler les absences aux examens (contrôle continu, examens et rattrapages) à partir des procès-verbaux.

Organiser les convocations et les instances pédagogiques

• Préparer et envoyer les convocations aux rendez-vous, conseils pédagogiques, conseils de discipline et autres instances.
• Gérer les invitations Outlook et les réservations de salles.
• Mettre à jour le tableau de suivi des rendez-vous étudiants.
• Participer à l'organisation des réunions des délégués, jurys et conseils.

Administrer et fiabiliser les données administratives

• Extraire les données issues des systèmes d'information.
• Mettre à jour les coordonnées des étudiants (téléphone, adresse e-mail, coordonnées des représentants légaux, autorisation de communication avec les parents, etc.).
• Préparer les tableaux de notes destinés aux jurys.
• Mettre à jour les dates des épreuves écrites.
• Actualiser les listes d'étudiants (démissions, suspensions, césures...) en lien avec le service scolarité.

Profil recherché

Issu(e) d'une formation de niveau Bac à Bac +2 en assistanat, gestion administrative, secrétariat ou dans un domaine équivalent, vous êtes reconnu(e) pour votre sens de l'organisation, votre rigueur et votre aisance relationnelle. Doté(e) d'un véritable esprit de service, vous appréciez le travail en équipe et savez gérer plusieurs dossiers en parallèle tout en faisant preuve de discrétion et de réactivité.

Compétences

• Maîtrise du Pack Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
• Bonne maîtrise des tableaux de suivi et de la gestion de données.
• Aisance avec les logiciels de gestion administrative et les systèmes d'information.

Vos atouts

• Excellent relationnel et sens de l'accueil.
• Sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités.
• Réactivité, autonomie et rigueur.
• Esprit d'équipe.
• Discrétion et sens de la confidentialité.