Assistant(e) Administratif(ve), Coordination IT et Opérations du Bureau

Job Description

APCO recherche un(e) Assistant(e) Administratif(ve) proactif(ve) et orienté(e) vers les technologies pour rejoindre son bureau parisien. Ce poste combine la coordination des technologies de l'environnement de travail, les opérations du bureau et le support administratif, avec un accent particulier sur le bon fonctionnement des systèmes du bureau, des outils collaboratifs et des équipements technologiques.

En étroite collaboration avec l'équipe IT mondiale d'APCO, l'Office Manager et les équipes locales, la personne recrutée sera le principal point de contact pour les technologies du bureau à Paris et apportera un soutien administratif et opérationnel aux activités et événements du bureau. Il s'agit d'une excellente opportunité pour une personne appréciant les technologies, la résolution de problèmes et les opérations dans un environnement international dynamique.

Principales responsabilités:

Coordination IT et Technologies du Bureau

• Assurer le lien local entre le bureau de Paris et l'équipe IT mondiale d'APCO.
• Coordonner les commandes, le déploiement, la maintenance et la gestion de l'inventaire des équipements et technologies du bureau.
• Fournir un support pour les problématiques technologiques du quotidien et assurer leur remontée auprès des équipes IT lorsque nécessaire.
• Participer aux processus d'intégration et de départ des collaborateurs en coordonnant la mise à disposition du matériel, des accès et des postes de travail.
• Veiller au bon fonctionnement des équipements technologiques des salles de réunion.
• Contribuer à la maintenance et à l'optimisation des outils partagés du bureau.
• Favoriser l'adoption des outils technologiques et accompagner les collaborateurs dans leur utilisation quotidienne.

Opérations du Bureau et Expérience Collaborateur

• Contribuer au bon fonctionnement quotidien du bureau de Paris et participer à la création d'un environnement de travail professionnel, accueillant et efficace.
• Coordonner les services généraux, les fournitures, les prestataires et les équipements en partenariat avec l'équipe administrative.
• Superviser l'agenda partagé des salles de réunion, et participer à la préparation des salles pour les rendez-vous clients
• Être un point de contact privilégié pour les collaborateurs, les visiteurs et les prestataires externes.
• Apporter un soutien à l'organisation des déplacements professionnels, des services de messagerie et aux activités administratives générales du bureau.

Support Administratif aux Équipes

• Fournir un soutien administratif aux équipes internes, notamment pour la préparation de documents, la gestion des données et l'archivage.
• Participer à la gestion des agendas, à l'organisation des réunions et au suivi administratif des projets.
• Maintenir une documentation et des dossiers administratifs à jour et correctement structurés.

Événements et Vie du Bureau

• Soutenir l'organisation et la mise en œuvre des réunions internes, des activités d'équipe et des événements clients.
• Participer à la logistique des événements, à la coordination avec les fournisseurs et à la préparation des événements lorsque nécessaire.

Gestion Administrative et Financière

• Soutenir les processus financiers liés au bureau en collaboration avec l'équipe Finance.
• Assurer le suivi des factures fournisseurs, des bons de commande (PO).
• Veiller à ce que les procédures administratives et financières soient réalisées avec précision et dans le respect des politiques d'APCO.
• Participer au rapprochement des notes de frais et à l'administration des fournisseurs.

Profil recherché:

• Expérience préalable dans l'administration, les opérations de bureau, la coordination de bureau ou une fonction similaire au sein d'un environnement de services professionnels.
• Fort intérêt pour les technologies de l'environnement de travail, la coordination IT et les outils numériques.
• Une expérience dans le support de processus liés à la technologie, la gestion d'équipements ou l'intégration des collaborateurs constitue un réel atout.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique.
• Sens du service et capacité à développer des relations positives avec les collaborateurs, les clients et les partenaires externes.
• Excellentes compétences de communication écrite et orale en français et en anglais.
• Bonne maîtrise des applications Microsoft 365 et aisance dans l'apprentissage de nouveaux outils technologiques.
• Approche proactive et orientée solutions, grande attention aux détails et capacité à traiter des informations confidentielles avec discrétion.

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