Secrétaire (RGOF)

A propos de nous

L'activité s'exercera au sein du service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation (RGOF) intégré au Pôle Formation, sous la responsabilité de l'Adjoint à la Responsable de service.

Composé de 10 personnes, le service Réglementation et Gestion de l'Offre de Formation assure le bon déroulement des études et de la scolarité étudiante à l'Université Bourgogne Europe, depuis la candidature et l'admission des étudiants, et ce jusqu'à leur diplomation.

A ce titre, en conformité avec la réglementation et la politique définie par les instances de l'université, le service assure notamment :

• le suivi et la publication de l'offre de formation
• la gestion des commissions et conseils
• le paramétrage et le suivi des applications nationales d'admission (Parcoursup - Mon Master)
• le pilotage des dispositifs transversaux en lien avec les composantes (inscriptions, validation d'acquis, césure...)
• le pilotage fonctionnel des applications métiers liés à la scolarité et l'offre de formation (Apogée - Pégase - eCandidat - Ametys).

Mission proposée

Participation à l'organisation des instances universitaires (conseils et commissions)

• Enregistrer et suivre les procurations
• Préparer, mettre en forme, reproduire et diffuser les dossiers
• Participer à l'organisation des instances (logistique, matériel, listes d'émargement,...)

Rédaction de comptes-rendus et procès-verbaux de conseils et commissions

• Reporter les présences et les procurations
• Retranscrire les échanges
• Synthétiser et mettre en forme les comptes-rendus et procès-verbaux

Travaux de secrétariat

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs
• Classer et archiver des documents
• Saisir et mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion des avis et délibérations des commissions et conseils
• Enregistrer les commissions et conseils sur les agendas partagés

Soutien aux activités du service et du pôle

• Assurer des opérations de gestion courante en lien avec les activités du service
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, tableau...), les reproduire et les diffuser
• Participer aux réunions de service et aux actions collectives du pôle formation

Notre profil idéal

Niveau baccalauréat dans le domaine de formation secrétariat, gestion administrative

Expériences professionnelles souhaitables : secrétariat, gestion administrative

Connaissances

• Connaître si possible l'environnement professionnel (université)
• Maîtriser les techniques de secrétariat et de gestion administrative
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, messagerie)

Savoir-faire

• Bonne qualité rédactionnelle et orthographique
• Capacité à restituer fidèlement des échanges sous forme de comptes-rendus ou de procès-verbaux
• Aptitude à synthétiser les informations
• Enregistrer et classer les documents
• Utiliser les outils bureautiques
• Rendre compte de son activité
• Travailler en équipe

Savoir-être

• Sens de l'organisation
• Rigueur et réactivité
• Capacité d'adaptation
• Sens relationnel
• Discrétion professionnelle

CONTRAT - CONDITIONS D'EXERCICE

• Prise de poste ou début de contrat prévisible : 14/09/2026
• Fin de contrat prévisible : 31/08/2027
• CDD 1 an, renouvelable, catégorie C
• Temps incomplet (50%)
• Télétravail possible après période d'intégration
• Rémunération : 935 € brut mensuel

CANDIDATURE

Les candidatures comporteront obligatoirement un CV détaillé et une lettre de motivation. Un dossier incomplet peut ne pas être étudié.

Date limite de candidature : 16/08/2026