Gestionnaire administratif et pédagogique H/F contractuel.le

A propos

L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en IDF dans le domaine des humanités.

Secrétariat du département Master Musique et Arts écologiques

Votre mission

Missions principale
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers (étudiants et enseignants)
• Aider et soutenir l'activité administrative et pédagogique dans sa globalité
• Coordonner l'harmonisation des procédures avec les responsables de formation
• Assurer le suivi du cursus pédagogique des étudiants (inscriptions pédagogiques, stage, résultats)
• Organiser les sessions d'examens et de rattrapages
• PEGASE (élaboration de PV, saisie des notes (ponctuel), préparation des jurys, édition des relevés de notes, édition de la liste de contrôle de saisie, attestations de réussite)
• Préparer les commissions pédagogiques, saisir, classer, éditer les listings, enregistrer et publier les résultats
• Organiser, alimenter et mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Suivi de la base de données enseignants/cours sur filemaker.
• Saisir les salles sur l'outil EDT SOFT
• Assurer la gestion des chargés de cours et des intervenants extérieurs OSE (invitation, suivi, saisie et validation des heures prévisionnelles et réalisées)
• Assurer la gestion des listes de diffusion étudiants et enseignants
• Coordination avec le service technique des départements, avec le service technique mutualisé de l'UFR et toutes les structures de l'université : UFR, SCUIO, cellule Apogée, service de la scolarité
• Rédiger et transmettre les courriers administratifs, électroniques, convocations et tous autres documents aux différents intéressés, enseignants, chargés de cours, étudiants
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative
• Relations directes avec la direction du département et les responsables de diplôme, le service technique, direction avec l'UFR Arts et l'ensemble de l'université
• Fonction d'accompagnement et de conseil auprès des étudiant.e.s.

Le profil idéal

Connaissances requises pour le poste
• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• L'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Planifier son activité
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage
• Informer et rendre compte
• Le domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences opérationnelles
• Utiliser les logiciels de gestion du domaine, les logiciels de bureautique
• Travailler en équipe
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Planifier son activité
• Rechercher l'information, la vérifier et la classer
• Utiliser les techniques de classement et d'archivage
• Informer et rendre compte
• Curiosité envers le monde culturel
• Comprendre l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement
• Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative
• Connaissance du domaine fonctionnel d'exercice et ses relations avec les autres domaines

Compétences comportementales

- Sens relationnel

- Sens de l'organisation

- Rigueur/Fiabilité