Responsable administratif H/F

A propos de nous

Université publique pluridisciplinaire, l'Université de Caen Normandie rassemble plus de 33 000 étudiants et 2 700 professionnels engagés au service de la formation, de la recherche et du développement du territoire normand.

Mission proposée

Au sein du service commun de la documentation (SCD) et plus particulièrement au sein du département des affaires générales, vous jouez un rôle clé dans le pilotage administratif et le fonctionnement du Service Commun de la Documentation. Véritable partenaire de la direction, vous accompagnez les projets transverses, garantissez la continuité de service et contribuez à l'amélioration continue de l'organisation.

A ce titre, vous serez en charge de :
• Exercer la responsabilité administrative du SCD et la responsabilité du département des Affaires générales : fonctionnement administratif, financier, réglementaire et logistique du SCD.
• Poursuivre, à la demande du directeur du SCD ou de la DGS, d'autres missions transverses, notamment d'organisation, d'évaluation, de modernisation, de prospective et de valorisation.
• Remplacer le directeur et la directrice adjointe, en cas d'absence, pour les représenter auprès de tous les interlocuteurs du SCD et pour prendre toutes les décisions indispensables à la continuité du service.
• Etre le ou la correspondant(e) archives du service.

MANAGEMENT
• Encadrer et animer les équipes administratives, financières et techniques du Service commun de la documentation (service).
• Garantir la circulation de l'information et la qualité des relations à l'échelle du service mais aussi avec les services centraux et communs.

APPUI AU PILOTAGE DU SERVICE
• Contribuer à la définition de la politique du service.
• Accompagner le directeur du service dans la préparation du dialogue de gestion, des entretiens RH et des entretiens budgétaires
• Suivre les indicateurs d'activités et mettre en place les tableaux de bord. Piloter la déclaration auprès de la SOFIA pour l'Université.
• Conduire certains projets du service sous l'égide du directeur du service et/ou de la DGS de l'Université.

VIE INSTITUTIONNELLE
• Accompagner l'organisation des conseils documentaires
• Organiser les élections, préparer et participer aux instances internes du SCD
• Assurer une fonction de conseil et de veille réglementaire sur les différents domaines d'activité et de gestion de l''établissement
• Représenter le service dans les groupes de travail administratifs et techniques de l'établissement
• Suivre les conventions et les partenariats en coordination avec la direction des affaires juridiques et institutionnelles
• Participer à la mise en œuvre des projets institutionnels au niveau du service

RESSOURCES HUMAINES
• Assurer en proximité la gestion administrative des actes individuels et collectifs des personnels. II représente le référent en matière RH de la DRH en tant qu'interface entre l'agent et la DRH.
• Vérifier à la régularité des recrutements de vacataires par la signature du contrat.
• piloter le recrutement des contrats emplois étudiants et les entretiens professionnels pour tous les personnels BIATSS du service

FINANCES
• Assurer la préparation budgétaire, l'exécution et le suivi de la dépense et des recettes ainsi que des encaissements de la recette
• Veiller à la bonne évaluation des ressources propres du service et préparer les rencontres finances avec Ie service central

AUTRE MISSION
• Participer à la gestion des impacts du chantier du campus "nouveau siècle"

Conditions particulières d'exercice :

Nécessité d'accorder ses congés avec ceux du directeur et de la directrice adjointe.

Notre profil idéal

Diplôme requis : Master

Les compétences attendues :

• Compétences réglementaires dans les domaines d'activité
• Gestion administrative et budgétaire
• Expérience en management

Connaissances

• Environnement professionnel
• Règles, procédures et outils dans les domaines administratif et financier
• Juridiques et réglementaires dans les domaines d'activité du service
• Connaissance approfondie des règles d'hygiène et de sécurité
• Connaissance approfondie des instances, processus et circuits de décision de l'Université
• Connaissance générale de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux établissements d'enseignement supérieur et de recherche
• Connaissance générale sur l'ensemble du système éducatif et ses grandes évolutions
• Connaissance du statut des personnels des établissements publics
• Connaissance de l'organisation, du fonctionnement et des circuits de décision du service, et plus largement de l'université

Compétences opérationnelles

• Accompagner et guider les services opérationnels sur les procédures
• Définir des priorités en fonction d'un programme ou d'une politique et contrôler son exécution
• Analyser et interpréter des indicateurs, tableaux de bord
• Évaluer quantitativement et qualitativement les dispositifs, les opérations, l'activité, etc.
• Analyser les besoins et faire des propositions conformes à la réglementation et à la politique de l'établissement et du service
• Contrôler et vérifier l'exactitude et la complétude des données et/ou des informations
• Vérifier la régularité et la conformité des actes et des opérations dans le cadre de la réglementation et des procédures
• Identifier et utiliser les sources d'information utiles quel qu'en soit le support
• Mettre en œuvre les techniques d'entretien individuel et/ou de conduite de réunion
• Utiliser les outils bureautiques standards et les applications informatiques spécialisées du domaine

Compétences comportementales

• Avoir un bon esprit de synthèse et le sens de l'organisation, avec une forte capacité d'encadrement et de gestion
• Être à la fois rigoureux et pragmatique, polyvalent et disponible
• Faire preuve d'autonomie et d'initiative tout en sachant faire des propositions, rendre compte et alerter
• Faire preuve de qualités relationnelles (être à l'écoute, avoir le sens du contact, du dialogue et de la négociation)
• Organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs du service
• Analyser les textes réglementaires en vue de leur application et savoir organiser leur diffusion interne
• Analyser des données et ou réaliser des tableaux de bord

Pourquoi nous rejoindre ?

Un environnement stimulant, au cœur de l'enseignement et de la recherche

Télétravail possible

Avantages sociaux attractifs : CET, congés, mobilité durable, restauration, sport

De réelles opportunités d'évolution au sein d'un grand établissement public

Informations pratiques :

• Localisation : SCD - Campus 1 - Caen
• Contrat : Poste à temps complet de catégorie A (Ingénieur d'études), ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD de 12 mois)
• Rémunération :
  
  Statutaire pour les agents titulaires
  
  Selon profil et expérience pour les agents contractuels
• Prise de poste : à compter du 1er septembre 2026
• Candidature : CV + lettre de motivation
  
  Date limite : 14 août 2026