AGENT ADMINISTRATIF - Service de santé étudiante H/F

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations...

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Mission

L'agent administratif d'accueil exerce ses missions au sein du Centre de Santé, en lien avec l'ensemble de l'équipe pluriprofessionnelle (médecins, infirmiers, psychologues, diététiciens, sage-femmes, secrétaires médicales, chargés de prévention, direction, etc.). Il/elle assure l'accueil des patients, la gestion administrative de leur parcours de soins et contribue au bon fonctionnement du Centre de Santé.

1.Accueil physique et téléphonique des usagers

L'agent administratif est le premier interlocuteur des patients et assure :

• L'accueil physique des étudiants et de l'ensemble des usagers du Centre de Santé.

• L'accueil téléphonique et la gestion des demandes d'information.

• L'écoute, le renseignement et l'orientation des patients vers les professionnels ou services compétents.

• L'information des usagers sur le fonctionnement du Centre de Santé et du Service de Santé Étudiante.

• La gestion des situations d'attente et la régulation des flux de patients.

• L'accueil des personnes en situation de vulnérabilité avec discrétion et bienveillance.

• La diffusion des informations relatives aux actions de prévention organisées par le SSE.

2. Gestion administrative des consultations

L'agent administratif assure la gestion administrative du parcours patient :

• Création, mise à jour et vérification des dossiers administratifs des patients.

• Enregistrement des droits administratifs (Assurance Maladie, complémentaires santé, mutuelles, AME, CSS, etc.).

• Vérification des pièces administratives nécessaires aux consultations.

• Gestion des rendez-vous via le logiciel métier (Doctolib ou équivalent).

• Accueil administratif avant les consultations.

• Gestion des annulations, reports et rappels de rendez-vous.

• Encaissement des consultations lorsque cela est nécessaire, conformément aux procédures du Centre.

• Édition des documents administratifs destinés aux patients.

• Gestion des feuilles de soins ou de la télétransmission selon l'organisation du Centre.

3. Gestion administrative du Centre de Santé

L'agent participe au bon fonctionnement administratif du Centre :

• Traitement du courrier postal et électronique.

• Gestion des courriels généraux du Centre de Santé.

• Classement, archivage et numérisation des documents administratifs.

• Gestion des dossiers administratifs dans le respect du secret professionnel et du RGPD.

• Participation au suivi de l'activité administrative.

• Contribution à la préparation des tableaux de bord et indicateurs d'activité.

• Participation à la gestion documentaire du service.

4. Appui au fonctionnement quotidien du Centre

L'agent contribue à l'organisation quotidienne du Centre de Santé :

• Gestion des plannings des professionnels selon les procédures établies.

• Préparation des consultations (vérification des dossiers administratifs, documents nécessaires).

• Gestion des fournitures administratives.

• Signalement des dysfonctionnements techniques ou logistiques.

• Participation à la coordination quotidienne avec les professionnels de santé.

• Contribution à la continuité de l'accueil pendant les horaires d'ouverture.

• Aide à l'organisation des campagnes de prévention, journées thématiques et événements organisés par le SSE.

• Participe à l'entretien et à la bonne tenue de l'espace de travail et du Centre

5. Travail en équipe et relations avec les partenaires

L'agent administratif exerce ses missions dans une démarche collaborative :

• Participation aux réunions d'équipe lorsque cela est nécessaire.

• Travail en collaboration avec l'ensemble des professionnels du Centre de Santé.

• Relations avec les organismes d'Assurance Maladie, mutuelles et partenaires administratifs.

• Relations avec les services administratifs de l'Université.

• Participation à l'amélioration continue de la qualité de l'accueil des usagers.

• Contribution à la qualité du parcours patient.

Profil

Connaissances :

• Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif, secrétariat ou secrétariat médical.

• Une expérience en accueil de public ou en secrétariat médical est fortement appréciée.

• Connaissance du fonctionnement d'un Centre de Santé ou d'une structure de soins appréciée.

• Connaissance des règles relatives au secret professionnel, à la confidentialité et au RGPD.

• Connaissance du fonctionnement de l'Assurance Maladie et des complémentaires santé appréciée.

• Anglais : niveau B1 apprécié afin de pouvoir accueillir les étudiants internationaux.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie électronique).

• Utilisation des logiciels métiers (Doctolib ou équivalent) appréciée

• Capacité à accueillir, renseigner et orienter un public varié.

• Gestion simultanée de plusieurs tâches.

• Maîtrise des techniques d'accueil physique et téléphonique.

• Organisation et gestion des priorités.

• Rédaction de courriers et documents administratifs.

• Travail en équipe pluriprofessionnelle.

Savoir-être :

• Excellent sens de l'accueil et du service public.

• Qualités relationnelles.

• Discrétion professionnelle.

• Rigueur et sens de l'organisation.

• Réactivité.

• Diplomatie.

• Gestion du stress.

• Polyvalence.

• Esprit d'équipe.

• Capacité d'adaptation.

• Présentation soignée.

• Bienveillance et écoute.

Conditions d'exercice :

• Trois postes à pourvoir en CDD temps plein.

• Exercice salarié au sein du Centre de Santé universitaire ouvert à tous publics.

• Travail au sein d'une équipe pluriprofessionnelle.

• Activité principalement réalisée à l'accueil et au secrétariat du Centre de Santé.

• Participation à la continuité de l'accueil pendant les horaires d'ouverture du Centre.

Les candidatures sont à adresser au :

Dr Brigitte Cauchi-Caron - Médecin Directeur du Service de Santé Étudiante - Courriel : [email protected]