Assistant.e de direction - CDD 11 mois

• Type de contrat
  
  Contractuel
• Job targeted profile
  
  Personnel des bibliothèque, ingénieur, administratif, technique, pédagogique, social et de santé (BIATPSS)
• Contacts
  Sébastien Kaiser

CDD 11 mois

Démarrage à compter du 21/09/2026, jusqu'au 31/08/2027

Catégorie : B Corps : Technicien de recherche et de formation

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Affectation : Direction des finances

Mission

L'assistant(e) de direction assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique des responsables de la direction et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans les domaines fonctionnels de l'établissement.

Activités principales

Gestion administrative

• Assurer l'ensemble des actes administratifs liés au fonctionnement de la direction et à la gestion des personnels (82 personnes).
• Apporter un appui logistique et organisationnel à l'ensemble de la Direction des Finances (réservation des déplacements, commandes diverses, gestion des photocopieurs...).
• Gérer les agendas de la direction.
• Organiser et coordonner les réunions internes et externes demandées par les responsables de la Direction.
• Planifier et organiser les pré-CA avec le rectorat et la commission des finances.
• Rédiger et mettre en forme les documents administratifs et financiers produits par la Direction (budget, compte financier, formulaire...).
• Appuyer le responsable dans la gestion des agents logés (charges locatives, envoi des documents...).
• Mettre à jour les organigrammes structurels et fonctionnels.

Gestion des ressources humaines

• Assurer le support opérationnel des recrutements des personnels contractuels au sein de la Direction (lien avec la DRH pour les demandes de recrutement, les propositions d'embauche et l'émission des contrats ; organisation des entretiens suite à la publication du poste ; demande d'autorisation de travail pour les personnels extra-communautaires ; saisie dans ARC et ORPHEE...).
• Suivre et mettre en œuvre le renouvellement des contrats des personnels contractuels et leur avancement.
• Gérer le suivi des dossiers d'avancement des personnels de la Direction (listes d'aptitude, tableaux d'avancement).
• Suivre les absences en lien avec la DRH et les comptes-rendus des visites médicales.
• Assurer le suivi des modalités de travail des personnels de la Direction (protocole de télétravail, demande de temps partiel...) et gérer l'application de suivi des congés (Ohris).
• Mettre en œuvre les procédures RH (entretiens professionnels...) en lien avec la direction.
• Suivre l'évolution des procédures de gestion RH de l'établissement.

Gestion du numérique

• Assurer le rôle de correspondant informatique pour la Direction.
• Organiser l'installation des nouveaux personnels (équipement informatique, dossiers partagés...).
• Maintenir l'inventaire des postes informatiques et des kits de télétravail de la Direction.

Gestion de l'information

• Assurer le rôle de référente communication pour la Direction.
• Assurer la diffusion de l'information de la Direction au sein de l'établissement sur Ernest, la GED (Gestion Electronique de Documents) ou tout outil autre utilisé.
• Assurer le suivi et la mise à jour des listes de diffusion utilisées pour la diffusion des informations financières.

Activités associées

• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Procéder à l'archivage des pièces administratives.

Compétences

a) Savoir sur l'environnement professionnel

- L'organisation et le fonctionnement de l'établissement.
- Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative.

b) Savoir-faire opérationnel

- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Utiliser les logiciels de bureautique (word, excel, power point) et les logiciels de gestion du domaine
- Planifier son activité
- Travailler en équipe

c) Savoir-faire comportemental

- Discrétion et rigueur
- Avoir le sens de l'organisation
- Savoir rendre compte de son travail
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Savoir organiser son travail en fonction des priorités fixées
- Être force de proposition, notamment pour améliorer le fonctionnement de la Direction

Conditions particulières d'exercice

• Contraintes de délais à respecter
• Traitement d'informations à caractère confidentiel
• Interruptions fréquentes
• Interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs

Candidater

Pour postuler, veuillez adresser votre CV et lettre de motivation au plus tard le 19/08/2026 à :

• Caroline Wolff, Directrice des finances : [email protected]
• et Sébastien Kaiser, Directeur adjoint des finances : [email protected]

Environnement de travail

Située au carrefour géographique et historique de l'Europe, l'Université de Strasbourg compte parmi les plus importants établissements d'enseignement supérieur et de recherche (ESR) pluridisciplinaires. Grande université de recherche intensive, labellisée depuis 2012 Initiative d'excellence (Idex), elle entretient des liens étroits et privilégiés avec les principaux organismes de recherche, tels le CNRS et l'Inserm. Elle joue un rôle moteur dans la construction de l'espace européen de l'ESR au travers notamment du campus européen Eucor et de l'alliance universitaire européenne EPICUR.

Reconnue pour l'excellence de sa recherche et la richesse de son offre de formation, l'Université de Strasbourg assure sa mission de production et transmission des savoirs et de développement de compétences. S'appuyant sur ses valeurs fondamentales, dont l'ouverture, la créativité et l'inclusivité, elle veille à accompagner sa communauté - étudiants et personnels - dans la construction de leurs parcours adaptés à leurs profils, leurs talents et leurs aspirations.

Un patrimoine exceptionnel

• Un studium
• Un planétarium
• Un jardin botanique
• Six musées universitaires
• Un observatoire astronomique
• Un campus historique inscrit au patrimoine mondial de l'Unesco

Une qualité de vie au travail

• Parcours d'intégration des nouveaux nommés
• Dispositif d'accompagnement des nouveaux maîtres de conférences
• Une maison dédiée aux personnels avec une offre de plus de 100 activités sportives et culturelles
• Des campus verts et écoresponsables
• Forfait mobilité durable et contribution aux frais de déplacement et de restauration
• Prise en charge partielle de la mutuelle et prestations sociales en faveur des personnels et de leur famille

Une université engagée sociétalement

• Un réseau handicap et travail
• Une mission égalité et diversité
• Une mission relations avec la société
• Une mission développement durable et responsabilité sociétale
• Une cellule de prise en charge des situations de violence psychologique
• Une cellule d'écoute et d'accompagnement des violences sexistes, sexuelles et homophobes

Gestion des données personnelles

Si l'un de ces postes vous intéresse, merci de faire parvenir votre candidature à l'adresse et dans les délais spécifiés dans chaque annonce.

Les informations que vous nous transmettrez ne seront utilisées qu'aux seules fins de recrutement par l'Université de Strasbourg. Elles seront traitées par la Direction des ressources humaines (DRH) et par l'entité de l'Université de Strasbourg concernée par ce recrutement. Elles seront conservées pour une durée maximum de 4 mois.

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