Gestionnaire administrative des stages et du programme P.E.C - CDD 12 mois

• Associated faculty, school, institute
  
  Sciences Po Strasbourg
• Type de contrat
  
  Contractuel
• Job targeted profile
  
  Personnel des bibliothèque, ingénieur, administratif, technique, pédagogique, social et de santé (BIATPSS)
• Contacts
  Laurence Carpentier

CDD 12 mois

Démarrage à compter du 21/09/2026

Catégorie : C Corps : Adjoint technique de recherche et de formation (C2)

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Affectation : Sciences Po Strasbourg - Service carrières et partenariats

Mission

L'agent est chargé :

• de la gestion administrative des stages effectués par les étudiants de Sciences Po Strasbourg et du suivi du programme PEC
• d'accueillir et conseiller les étudiants dans leurs démarches liées aux stages et au programme PEC
• de recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information en matière de stage et sur le programme PEC

Activités principales

L'adjoint(e) en gestion administrative exécute des actes administratifs et de gestion courante. Il/elle recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement du service. Il/elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Gestion du bureau des stages :

• Validation de l'ensemble des conventions de stage en utilisant les plateformes de gestion Esupstage et Esupsignature, suivi de la procédure, vérification des critères d'éligibilité et du circuit des signatures.
• Etablissement d'attestations spécifiques et mise à jour d'un tableau de suivi via Excel.
• Accueil et réponses aux demandes d'informations des étudiants et responsables pédagogiques, traitement des éventuels litiges et imprévus durant le stage (avec l'appui de la responsable du service).
• Veille en matière de règlementation liée au stage et mises à jour des informations à destination des étudiants sur l'intranet ERNEST (avec l'appui du service communication).
• Présentation de la procédure liée aux stages lors des réunions de rentrées des étudiants en Master 2.

Suivi du programme de professionnalisation PEC :

• Mises à jour de tableaux de suivi du programme " PEC " pour chaque étudiant du diplôme (environ 1200) en se basant sur les listes de présences aux ateliers et aux évènements transmises par les chargés de missions du service carrières.
• Enregistrement des documents transmis par les étudiants attestant le suivi du programme (fiches de paie, attestation de stage, enquêtes métier, CV, lettre) et mises à jour des tableaux de suivi individuel.
• Réponse aux demandes d'informations des étudiants sur leur situation et rappel des règles du programme.
• Rôle d'alerte : identification, via une extraction des tableaux de suivi, des étudiants les plus en retard dans le programme. Transmission des informations à la responsable du service.

Activités associées

Participation aux évènements organisés par Sciences Po Strasbourg (cérémonie de remise des diplômes, surveillance du concours, permanence élection). Participation aux évènements du service (journée des carrières, tables rondes métier) sur la base du volontariat.

Etre disponible 2 ou 3 samedis par an pour ces évènements.

Profil recherché

a) Savoir sur l'environnement professionnel :
• Connaissance générale du fonctionnement de l'université
• Connaissance souhaitée des questions relatives à la scolarité à l'université
• Connaissance souhaitée des principales dispositions réglementaires relatives aux stages

b) Savoir-faire opérationnel :
• Maîtriser les outils de bureautique et particulièrement Excel
• Savoir rédiger un courriel, un courrier, une attestation
• Savoir établir des données statistiques
• Savoir appliquer des procédures et les règlementations des circulaires et conventions

c) Savoir-faire comportemental :
• Etre rigoureux et méthodique
• Avoir un bon sens de l'organisation
• Savoir être autonome et travailler en équipe
• Savoir communiquer à l'écrit et à l'oral
• Savoir accueillir un public, avoir le sens de l'écoute
• Etre réactif, savoir gérer les priorités et les cas d'urgence
• Savoir assurer la confidentialité des données
• Savoir rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir prendre des initiatives, être force de propositions

Conditions particulières d'exercice

• Périodes d'activités intenses à certains moments de l'année
• Disponibilité quelques samedis pour participer à des événements de Sciences Po Strasbourg (concours d'entrée en 1ère année, cérémonie de remise des diplômes...)

Candidater

Candidature à envoyer par mail à [email protected] pour le 23 août 2026 à minuit au plus tard sous forme d'une lettre de motivation et d'un C.V.au format PDF

Personne à contacter pour tout renseignement sur le poste : Laurence Carpentier, responsable du service - Tel : 03 68 85 88 35 [email protected]

Environnement de travail

Située au carrefour géographique et historique de l'Europe, l'Université de Strasbourg compte parmi les plus importants établissements d'enseignement supérieur et de recherche (ESR) pluridisciplinaires. Grande université de recherche intensive, labellisée depuis 2012 Initiative d'excellence (Idex), elle entretient des liens étroits et privilégiés avec les principaux organismes de recherche, tels le CNRS et l'Inserm. Elle joue un rôle moteur dans la construction de l'espace européen de l'ESR au travers notamment du campus européen Eucor et de l'alliance universitaire européenne EPICUR.

Reconnue pour l'excellence de sa recherche et la richesse de son offre de formation, l'Université de Strasbourg assure sa mission de production et transmission des savoirs et de développement de compétences. S'appuyant sur ses valeurs fondamentales, dont l'ouverture, la créativité et l'inclusivité, elle veille à accompagner sa communauté - étudiants et personnels - dans la construction de leurs parcours adaptés à leurs profils, leurs talents et leurs aspirations.

Un patrimoine exceptionnel

• Un studium
• Un planétarium
• Un jardin botanique
• Six musées universitaires
• Un observatoire astronomique
• Un campus historique inscrit au patrimoine mondial de l'Unesco

Une qualité de vie au travail

• Parcours d'intégration des nouveaux nommés
• Dispositif d'accompagnement des nouveaux maîtres de conférences
• Une maison dédiée aux personnels avec une offre de plus de 100 activités sportives et culturelles
• Des campus verts et écoresponsables
• Forfait mobilité durable et contribution aux frais de déplacement et de restauration
• Prise en charge partielle de la mutuelle et prestations sociales en faveur des personnels et de leur famille

Une université engagée sociétalement

• Un réseau handicap et travail
• Une mission égalité et diversité
• Une mission relations avec la société
• Une mission développement durable et responsabilité sociétale
• Une cellule de prise en charge des situations de violence psychologique
• Une cellule d'écoute et d'accompagnement des violences sexistes, sexuelles et homophobes

Gestion des données personnelles

Si l'un de ces postes vous intéresse, merci de faire parvenir votre candidature à l'adresse et dans les délais spécifiés dans chaque annonce.

Les informations que vous nous transmettrez ne seront utilisées qu'aux seules fins de recrutement par l'Université de Strasbourg. Elles seront traitées par la Direction des ressources humaines (DRH) et par l'entité de l'Université de Strasbourg concernée par ce recrutement. Elles seront conservées pour une durée maximum de 4 mois.

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