Technicien-ne Référent en aménagement, maintenance et exploitation du bâti à l'UFR3S ILIS

A propos

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Votre mission

📂 Au sein du Service de la Formation et de la Pédagogie, vous assurez la gestion administrative et le suivi des dossiers liés aux formations et aux activités du service. Grâce à votre sens de l'organisation et à votre rigueur, vous participez au bon déroulement des procédures administratives et accompagnez les différents interlocuteurs dans leurs démarches.

Vous exercez vos missions dans un environnement collaboratif où la qualité du service, la fiabilité des informations et le respect des échéances sont essentiels.

Concrètement, vous exercez notamment les activités suivantes :

• 📄 Assurer le suivi administratif des dossiers et veiller à leur conformité ;
• 📞 Accueillir, informer et orienter les différents interlocuteurs, en présentiel, par téléphone ou par courriel ;
• 🗓 Organiser les réunions, préparer les documents et assurer le suivi des actions décidées ;
• 📊 Mettre à jour les bases de données, tableaux de bord et outils de suivi de l'activité ;
• 📝 Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus, notes et documents administratifs ;
• 🤝 Participer au suivi des projets et contribuer à la diffusion des informations auprès des partenaires internes.

Vous participez également à l'amélioration des procédures administratives, au classement et à l'archivage des documents, ainsi qu'au suivi des activités du service en lien avec les équipes de la Direction de la Formation.

🎯 Par votre implication, vous contribuez à la qualité de l'organisation des formations et au bon fonctionnement des activités administratives de la Direction de la Formation.

CDD 3 ans renouvelable en CDI

Le profil idéal

🤝 Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et appréciez les missions administratives nécessitant méthode, autonomie et sens du service. Vous aimez travailler en équipe et évoluer dans un environnement où les échanges avec de nombreux interlocuteurs sont quotidiens.

Vous êtes reconnu• e pour votre sens de l'organisation, votre réactivité et votre capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.

Vous êtes à l'aise avec les attendus suivants :

• Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et les outils bureautiques courants ;
• Vous savez organiser votre activité, gérer les priorités et respecter les échéances ;
• Vous êtes capable de rédiger des documents administratifs avec rigueur et clarté ;
• Vous savez rechercher, analyser et transmettre une information fiable ;
• Vous appréciez le travail en équipe et la collaboration avec des interlocuteurs variés.

Vous êtes également :

• 🌟 rigoureux• se et méthodique ;
• 🌟 autonome et organisé• e ;
• 🌟 doté• e d'un excellent sens du relationnel et du service public ;
• 🌟 discret• ète et respectueux• se de la confidentialité ;
• 🌟 capable de faire preuve d'adaptabilité et de réactivité.