Responsable du bureau des diplômes H/F - Titulaire - contractuel.le

A propos

L'université Paris 8 est un pôle d'enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Direction de la scolarité : bureau des diplômes

Votre mission

Sous l'autorité de la directrice de la scolarité, le ou la responsable des diplômes assure l'organisation, la sécurisation et le suivi de l'ensemble des opérations relatives à la délivrance des diplômes et des documents associés.

Activités principales

• Superviser l'édition et la délivrance des diplômes
• Encadrer 5 agents (gestion des congés, entretiens professionnels, formations...)
• Diriger et animer l'équipe
• Veiller à la mise en application des textes règlementaires en matière de diplômes
• Assurer la communication avec les composantes de l'université
• Superviser la gestion du courrier
• Recevoir les étudiants sur des situations précises ou litigieuses
• Répondre aux demandes de certifications/vérification de diplômes
• Superviser les doubles diplomations
• Organiser l'archivage
• Écrire et mettre à jour les procédures administratives
• Assurer la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités

Responsabilités particulières

• Utiliser les applications de gestion de la scolarité et les outils bureautiques.
• Gérer les demandes de diplômes antérieurs à 2010
• Accueillir et informer les usagers (accueil physique, par téléphone et par courriel ; répondre aux demandes usagers via l'outil de messagerie Assistance étudiants)
• Effectuer annuellement les statistiques du BDD (nombre total diplômes/ nombre diplômes édités/ nombre duplicata, etc).
• Produire des tableaux de bord et des indicateurs d'activité.

Le profil idéal

Connaissances et compétences requises

- Connaissance de l'université, des règles de scolarité et de la réglementation en vigueur

- Sens de l'organisation et des responsabilités

- Capacité à anticiper et hiérarchiser les priorités

- Aptitude à l'encadrement

- Sens de l'écoute et de la communication

- Qualités relationnelles et aptitude à travailler en équipe

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel,...).

- Savoir rendre compte régulièrement l'état d'avancement des activités