Adjoint au chef du bureau des examens post-baccalauréat (H/F)

L'adjoint(e) du bureau des examens post-baccalauréat assure les missions suivantes :

• Assurer le bon déroulement de la session d'examens dans le respect de la réglementation, du calendrier et des contraintes organisationnelles internes
• Veiller au respect du calendrier national et des contraintes organisationnelles
• Contribuer au suivi de l'organisation des sessions d'examens des BTS, des diplômes comptables supérieurs, des travailleurs sociaux (DEES, DEETS, DEME), du diplôme d'état de conseiller en économie sociale familiale, du diplôme national des métiers d'art et du design et du Diplôme de technicien supérieur IMRT de l'académie de Lille et des académies qui lui sont rattachées
• Prévenir à chaque stade de l'organisation tout incident qui pourrait remettre en cause les examens
• Suppléer le chef de bureau en son absence sur l'ensemble des dossiers
• Veiller à la maîtrise des risques et à la prévention des recours et contentieux
• Mettre en place des actions de communication en interne et externe
• Contribuer à la veille réglementaire
• Rendre compte de son activité au chef de bureau
• Avoir un rôle d'accompagnement des nouveaux agents sur les process et les logiciels métiers
• Veiller au respect du cadre horaire au sein du service
• Suivi des interventions (cabinet) en lien avec le chef du bureau et le secrétariat du DEC

Gestion de l'examen (appréhender l'ensemble de l'activité du bureau et le calendrier annuel de travail) :

• Mettre en place les grandes étapes de la session : définition des calendriers
• Gestion de quelques spécialités de BTS en appui
• Veiller au bon déroulement des épreuves
• Vérifier la conformité des informations reçues par les partenaires institutionnels

Suivi financier :

• Travail de recherche des heures et services effectués par ces personnes
• Suivi des remboursements de frais de déplacement pour le bureau

Contribution à l'encadrement des gestionnaires :

• Accompagner et former les nouveaux agents
• Accompagner les agents dans l'organisation de leur activité et dans l'anticipation des échéances

Gestion des échanges avec les autres services :

• Services des ministères de l'éducation nation et de l'enseignement supérieur (DGESCO, DGESIP...)
• Suivi du CIF

Communication :

• Contribuer à la mise à jour des documents et des supports de communication partagés
• Gérer les échanges avec les autres bureaux du DEC, avec les services du Rectorat
• Gérer les échanges avec les corps d'inspection
• Représenter le chef de bureau sur certaines thématiques

Descriptif du profil recherché

Connaissances :

• Système éducatif et ses enjeux
• Environnement professionnel
• Techniques du domaine
• Politiques, dispositifs et procédures applicables aux examens et concours
• Aptitude à la rédaction et à la reformulation
• Maîtrise de l'outil informatique (formation interne pour appréhender l'utilisation de logiciels spécifiques)

Compétences opérationnelles :

• Évaluer et anticiper des besoins, des priorités
• Apporter des réponses à des besoins spécifiques
• Travailler en équipe
• Animer et conduire des réunions
• Réaliser des synthèses
• Définir des procédures et des règles, les mettre en œuvre

Compétences relationnelles :

• Esprit d'équipe
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer le stress
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Sens relationnel (faire preuve de tact et de diplomatie avec les partenaires institutionnels)

Aptitude à l'encadrement et/ou à la conduite de projet :

• Capacité d'organisation et de pilotage
• Aptitude à la conduite de projets
• Capacité à déléguer
• Capacité à former
• Aptitude au dialogue, à la communication et à la négociation
• Aptitude à prévenir, arbitrer et gérer les conflits
• Aptitude à faire des propositions, à prendre des décisions et à les faire appliquer

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité horaire : Présence obligatoire pendant les semaines les plus chargées de la session d'examens
• Respect strict des différents calendriers et validation de la réalisation des différentes tâches
• Rigueur, réactivité, anticipation et faculté d'adaptation

Partenaires internes :

• Gestionnaire d'examen du service
• Gestionnaire d'examen des autres bureaux
• Corps d'inspection (IA-IPR, IEN-ET-EG-IO)
• Service logistique (reprographie, courrier)

Partenaires externes :

• Ministère de l'Éducation nationale (DGESCO)
• Services du Rectorat
• Gestionnaires et homologues des autres académies
• Établissements, enseignants, DDFPT, candidats

Moyens/ressources :

• Logiciels CYCLADES, IMAG'IN, Santorin, Tribu, Excel, Word, FILE SENDER (formations aux applicatifs métiers dès la prise de fonction)

Informations complémentaires

TRANSMISSION DES CANDIDATURES : Pour postuler, vous devez déposer votre CV et votre lettre de motivation exclusivement sur le site \"Rejoignez les métiers de l'éducation, du sport et de la recherche\".\r\nPROCESSUS DE RECRUTEMENT : Une première sélection sera effectuée sur la base des éléments transmis. Les candidats dont le profil est en adéquation avec le poste proposé seront ensuite reçus en entretien. À l'issue de cette procédure, une réponse sera apportée à chaque candidat.

Rémunération

29 869.00 €

Descriptif employeur

Avec près de 790 000 élèves, 190 000 étudiants et 33 400 apprentis accueillis chaque année, l'académie de Lille est l'une des plus grandes académies de France. Elle fédère 3 819 écoles et établissements scolaires, 4 universités publiques, et mobilise près de 80 000 personnels engagés quotidiennement au service de la réussite éducative de tous.

Service déconcentré du ministère de l'Éducation nationale et de la Jeunesse, elle porte une ambition forte : garantir un enseignement de qualité sur l'ensemble de son territoire, en s'appuyant sur des équipes dynamiques et des valeurs de service public.

Vous voulez nous rejoindre ? L'académie de Lille recrute !

Rejoindre l'académie de Lille, c'est donner du sens à son parcours professionnel en participant activement à la réussite des élèves, au sein d'une institution engagée dans la modernisation de ses pratiques et attentive à la qualité de vie et aux conditions de travail de ses agents.