Gestionnaire de remplacement (H/F)

A propos

L'Université Claude Bernard Lyon 1 est une université pluridisciplinaire. Elle déploie son activité sur 13 sites. Elle compte près de 46 000 étudiants/étudiantes et emploie 4 900 personnels.

L'Université Lyon 1 propose, depuis plus de 50 ans, une formation d'excellence et une recherche de pointe. En tant qu'employeur responsable, l'Université Lyon 1 s'engage à favoriser la qualité de vie au travail, l'inclusion professionnelle et l'innovation individuelle et collective.

Votre mission

Le gestionnaire administratif (F/H) évolue au sein d'une Direction des ressources humaines dynamique et engagée, répartie en six services (Service de gestion des personnels BIATSS, Service de recrutement et de gestion des personnels enseignants et chercheurs, Service interstatutaire dédié à la règlementation, à la santé et au temps de travail, Développement des potentiels et des parcours professionnels, Qualité et pilotage RH, Petrel), ainsi que de missions transversales dédiées à la qualité de vie au travail, au dialogue social, aux projets RH et à l'amélioration continue des processus.

Le service Développement des Potentiels et des Parcours Professionnels (D3P) est composé de 3 bureaux :

- Recrutement et concours

- Formation

- Accompagnement des personnes et des Parcours

Intégré au service D3P - bureau recrutement et concours, vous rejoindrez une équipe de 4 personnes, réunissant une cheffe du bureau, une chargée de recrutement, deux gestionnaires recrutement.

Description du poste :

Au sein d'une équipe de trois personnes et sous l'autorité hiérarchique de la cheffe du bureau recrutement et concours, vous intervenez en appui aux différentes structures de recherche de l'établissement afin d'assurer la continuité de service

A ce titre, vous êtes mobilisé(e) pour :

- pallier l'absence momentanée de l'un de leurs agents en cas d'absence pour maladie ordinaire ;

- répondre à des besoins ponctuels : renfort lors d'un surcroît temporaire d'activité, vacance de poste ou prise en charge de missions spécifiques.

Les affectations, limitées dans le temps, sont définies en fonction des besoins identifiés et précisées (fonction et lieu d'exercice) dans un délai de 48 heures.

Cette mission requiert une forte polyvalence.

Vous aurez pour objectifs de :

- Préserver le savoir-faire et la continuité des dossiers ;

- Éviter le ralentissement des projets ;

- Maintenir les compétences clés au sein des structures ;

- Limiter la surcharge de travail des équipes en place.

Activités :

Activités financières :

• Réaliser des opérations de gestion courante liées à l'activité
• Procéder aux opérations d'engagement et de suivi de commandes de fonctionnement et d'équipement (saisie de bons de commande attestation de service fait...)
• Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (ordres de mission, réservations des titres de transport et d'hébergement et gestion des états de frais)
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Participer à la clôture d'exercice (services faits, commandes non soldées)
• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations de gestion
• Faire le suivi des immobilisations

Activités administratives :

• Gestion administrative et financière de la structure en appliquant les procédures dédiées
• Contrôler les échéances
• Classement et archivage
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
• Gestion des personnels hébergés dans le logiciel de gestion RH

Logiciels ou matériels spécifiques utilisés : SIHAM, SIFAC +, Notilus, GESTIMMO...

Conditions particulières d'exercice : possibilité de double affectation, changement régulier d'affectation, mobilité sur les différents campus, bilan à la fin de chaque période de remplacement

Le profil idéal

Compétences opérationnelles :

• Savoir rendre compte
• Savoir gérer son activité
• Polyvalence

Connaissances :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Techniques de secrétariat (gestion de courriers et courriels, gestion des stocks de copie, archivage)
• Techniques d'accueil physique et téléphonique
• Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec l'utilisation d'internet

Compétences comportementales :

• Savoir faire preuve de neutralité et de discrétion professionnelle.
• Capacités d'adaptation, d'anticipation, d'initiative et d'autonomie
• Travail en équipe
• Sens relationnel, courtoisie

Poste à pouvoir dès que possible

Le poste est ouvert aux contractuels et aux titulaires de catégorie B

Rémunération mensuelle brute: 2 212,03 €

En rejoignant l'Université Lyon 1, vous pourrez bénéficier de :

• 48.5 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilité d'avoir des jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions,

• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais complémentaire santé à hauteur de 15€/mois, ...
• l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux services de la crèche et du centre de loisirs situés sur le campus Lyon Tech La Doua
• l'accès aux activités artistiques et sportives de l'université, tarifs préférentiels loisirs,
• possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel)
• restauration sur le campus avec une participation financière de l'université

Intéressé(e) ? Postulez dès maintenant !