Secrétaire médicale - Service Gastro Entérologie Pédiatriques F/H

Description du poste

Métier

Autres fonctions administratives - Assistanat secrétariat - secrétariat

Intitulé du poste

Secrétaire médicale - Service Gastro Entérologie Pédiatriques F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Rémunération

Rémunération valorisée en fonction des grilles salariales de la fonction publique hospitalière.

Télétravail

Oui

Présentation du service

Département médico-universitaire (DMU) MICADO : Malformations congénitales et anomalies du développement

Le service de Gastroentérologie et nutrition pédiatrique appartient au DMU MICADO. Centre de maladies rares digestives.

Il accueille des enfants de 0 à 15 ans, voire plus âgés, compte tenu de la chronicité des pathologies, en provenance d'Ile de France, de province et de l'étranger.

Travail en collaboration avec les équipes mobiles : EOH, soins palliatifs, douleur kinésithérapeutes, diététiciens

Travail en collaboration avec l'unité de Soins Continus, la Réanimation Médico-chirurgicale, le Bloc Opératoire et les autres services de Necker selon les spécialités

COMPOSITION DE L'EQUIPE

• Chef de Service : Pr Frank RUMMELE
• 2 PU-PH, 7 PH, 3 PHC, 3 Chefs de Clinique, 2 Dr Juniors, Attachés et Consultants
• 1 cadre de santé
• 5 IDE d'ETP et de coordination
• 2 diététiciennes
• 1 assistance sociale
• 3 psychologues
• 1 éducatrice
• 5 secrétaires

LIAISON HIERARCHIQUES

• Encadrante AMA du DMU MICADO : Mme C. LECONTE
• Chef de Service : Pr F. RUMMELE
• et liaisons fonctionnelles : personnel médical, paramédical, administratif

Vos missions

Assurer le secrétariat du Pr PIGNEUR (PUPH) Responsable des Hôpitaux de jour pluridisciplinaires et du Dr ABI NADER (PH)

• Organisation de réunions ou visio-conférences via l'assistant de planification Outlook et Teams : réservation de salle, saisie mise en forme et diffusion de programme etc
• Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter, prendre et transmettre efficacement les messages
• Préparation des consultations : création des masques de compte rendu, suivi des dossiers et des documents nécessaires (résultats d'examens, comptes rendus, courriers...)
• Organisation et optimisation du planning des rdv : programmation de rendez-vous de 1ere consultation, téléconsultation, consultation privée (Dr ABI NADER) et consultation de suivi en partenariat avec le bureau des rendez-vous
• Suivi des différentes cohortes en collaboration avec l'infirmière coordonnatrice : MICI, proctologie, gastro-entérologie
• Suivi des demandes de 1ere consultations ou annulations/report de rendez-vous sur le logiciel LORAH
• Saisie des bilans et examens (endoscopie, échographie) dans le logiciel SUVIMIC
• Codage des consultations dans le logiciel Bamara
• Saisie, relecture et mise en forme de documents, comptes rendus, rapports, et courriers divers
• Saisie et mise à jour de documents propres au service (protocoles...)
• Classement et envoi des courriers
• Gestion et tenue du dossier médical (classement, archivage)
• Numérisation et insertion de documents dans le dossier informatisé du patient (ORBIS)
• Gestion des courriers électroniques
• Participer à la gestion des courriers en interne et en externe : envoi, relève, distribution
• Participer à l'activité d'archivage : gestion des demandes et des retours de dossiers médicaux en lien avec le service des Archives Centrales
• Gestion et traçabilité des demandes de communication des dossiers médicaux en lien avec le service juridique
• Participer à la formation et au tutorat des stagiaires et nouveaux professionnels du secrétariat
• Assurer par secteur d'activité le remplacement des collègues lors des congés et une aide ponctuelle si charge de travail importante

Profil recherché

QUALITES ET COMPETENCES
• S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
• Savoir travailler en équipe et avec plusieurs praticiens et professionnels paramédicaux
• Identifier, analyser et prioriser les informations relevant de son domaine d'activité professionnelle
• Elaborer, adapter et optimiser un planning de travail
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
• Organiser et classer les données, les informations, les documents de diverses natures pour en assurer la traçabilité
• Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports relatifs à son domaine de compétence
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels institutionnels
• Faire preuve d'organisation et être en capacité de prioriser ses actions

DIPLOMES ET OUTILS
- Baccalauréat F8, SMS, ST3S
- Secrétariat et gestion administrative
- Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistante de direction (niveau III)
- Pack Office, Orbis

Horaires de travail

Travail sur une amplitude horaire 7h30 en temps plein, du lundi au vendredi

Les avantages de l'AP-HP

Schéma Horaire

Jour

Temps de travail

7h30

Vos avantages à l'AP-HP

• Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances...)
• Remboursement à 75% du titre de transport
• Plateforme « Hoptisoins »: tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses...)
• Espace de détente dédié au personnel « Bulle » : activités sportives et culturelles gratuites variées (yoga, pilates, boxe...), salle de repos en libre accès...
• Possibilité d'évolution, de promotion professionnelle et de formation au sein du GHU. L'encadrement est à l'écoute de vos souhaits de carrière.

Localisation du poste

Localisation du poste

France, Ile-de-France, Paris (75)

Ville

Paris 15

Hôpital et/ou site

Hôpital Necker-Enfants malades - Paris 15 (GHU Centre)

Service d'affectation

Gastro Entérologie et Nutrition Pédiatriques