GESTIONNAIRE FACTURATION / REDRESSEMENT ET CONTENTIEUX - CDD 3 MOIS - ACCUEIL ET GESTION DES MALADES - CHITS ET HOPITAL GEORGES CLEMENCEAU - H/F

Description

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon - La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants. Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.

Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon - La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :

• Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l'aide médicale d'urgence
• Mission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnées
• Mission de formation
• Mission de prévention et d'éducation de la santé
• Mission de recherche

Avec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :

• L'hôpital Sainte-Musse à Toulon
• L'hôpital George Sand à La Seyne-sur-Mer
• L'hôpital Georges Clemenceau à La Garde

Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon - La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d'activité médicale :

• Anesthésie, Réanimation, Unité pour cérébro-lésés, Coordination hospitalière
• Cardiologie, Médecine vasculaire, neurologie, centre d'exploration du système nerveux et du sommeil, endocrinologie
• Chirurgie
• Gynécologie - obstétrique
• Enfants
• Médecine multidisciplinaire et oncologie
• Médico technique diagnostic
• Néphrologie - gériatrie - médecine infectieuse
• Pharmacie
• Préventions et formations
• Psychiatrie adulte
• Psychiatrie infanto - juvénile
• Soins ambulatoires
• Urgences

Avantages

• RTT
• Remboursement transport 75%
• CGOS
• Formation
• Salle de sport
• Forfait Mobilité Durable

Missions

Un poste de Gestionnaire d'admissions consultations et hospitalisations programmées est à pourvoir pour 3 mois renouvelables à compter du 01/09/2026 au sein du pôle Finances et Contrôle de gestion du CHITS et l'Hôpital Georges Clémenceau à la Garde :

Mission principale du service :

• Accueil administratif du patient : recueillir et traiter les données nécessaires à l'identification du patient et à la facturation de l'activité

Composition du service :

• 60 collaborateurs(trices) réparti(e)s sur 3 sites géographiques

Périmètre d'intervention du collaborateur dans la chaîne AFR (Accueil, Facturation, Recouvrement) :

• Gestionnaire des admissions en service d'Urgences externes & hospitalisées
• Gestionnaire d'admissions consultations & hospitalisations programmées
• Gestionnaire de facturation & redressement contentieux

MISSIONS PRINCIPALES

Pour les sites de Sainte Musse et G. Sand

1/ Cellule pré facturation

Complétude dossiers

• Gestion de la liste des dossiers hospitalisés des identités non qualifiées INS
• Gestion du courrier arrivée et gestion de la boite mail générique
• Vérification quotidienne des dossiers U en X ou Y (Externes) ou H (Hospitalisés)
• Traitement des dossiers sans pièces
• Gestion des dossiers incomplets externes et hospitalisés au fil de l'eau. Les agents devront à tour de rôle aller dans les chambres des patients (enquêtes) ainsi qu'auprès des patients présents dans le service des urgences, afin de recueillir les informations et pièces manquantes pour la complétude du dossier. En complément et ou en l'absence de l'agent en charge de cette activité.
• Gestion des requêtes ALD, NSS, AMO

Exhaustivité actes

• Saisie au fil de l'eau des listes d'actes non intégrés automatiquement dans Hexagone pour mise en facturation des dossiers (dont l'ensemble de la télésurveillance, RTMS (création de dossiers et gestion des couvertures sociales si nécessaires))
• Traitement des requêtes de contrôles pour garantir l'exhaustivité et la qualité des données concourant à la

facturation (lister les principales requêtes dont CS en APC, actes de prélèvement manquants, INS)

• Gestion des contrôles actes

Suivi de la gestion des dossiers

• Traitement des GAP pour déblocage des dossiers
• Suivi des demandes effectuées auprès du service social dans un fichier Excel
• Relance et gestion des dossiers bloqués

Mise en facturation

• Contrôle de la gestion des dossiers H et E avant mise en facturation
• Gestion de la mise en facturation de la Chambre Particulière (requête sur les sorties pour garantir l'exhaustivité de la facturation dès lors que les conditions sont réunies au regard des règles de facturation définies par l'établissement)
• Suivi de la liste des dossiers non facturés E et H (principe permanent de clôture glissante (j-45) hors exceptions) et gestion des dossiers incomplets (enquêtes)
• Gestion au fil de l'eau des rejets de facturation E et H suite au lancement des traitements de facturation (hors détenus, rétrocessions, Activité libérale radio et médecine nucléaire

Tâches occasionnelles

• Remplacement occasionnel PTCES et Urgences (hors exceptions)
• Sécurisation et continuité de la facturation des Ehpad pendant les absences de l'agent en charge de cette activité

2/ Cellule Facturation

Gestion de la facturation de certaines typologies de dossiers

• Saisie de listes d'actes à la demande des encadrants
• Saisie et facturation :
• Activité libérale
• Rétrocessions de médicaments
• Dossiers en facturation partielle
• Des MO et DM sur dossiers relations internationales ou autres
• Des prothèses
• Vérification des dossiers Radio (doublons et dossiers sans actes)
• Gestion et mise en facturation des forfaits techniques (hors médecine nucléaire, à envisager à terme)
• Pour les détenus : demande de certificats de présence au greffe du tribunal et suivi des dossiers pour ouverture de droits

Gestion des traitements de facturation

• Lancement des traitements de mise en facturation et de facturation
• Gestion permanente de la facturation sous le mode de clôture glissante (j-45)
• Envoi au fil de l'eau à la cellule préfacturation des rejets de facturation et revalorisation des actes (évolutions réglementaires des tarifs)
• Suivi des états de facturation et des factures (montant et adresse, taux de pec)
• Suivi des flux de facturation (aller et retour) : Pes,B2, ROC et papier
• Lancement des traitements pour génération des fichiers Vidhosp et Rsface pour mise à disposition du DIM pour l'ensemble des champs d'activité (MCO, PSY et SMR)
• Signature des bordereaux de recettes
• Exploitation - mise sous plis - dépôt chorus

Gestion des demandes de renseignements téléphoniques

• Réponse téléphonique de premier niveau pour les contestations factures (si redressement simple) et réponse aux demandes (BS, demandes de justificatifs par exemple)

Gestion des rejets de factures (B2, ROC, autres)

• Gestion au fil de l'eau et suivi du redressement de premier niveau (B2 et autres) = changement de débiteur, demande de prise en charge....etc

3/ Cellule Post facturation

Contrôles

• Gestion des contrôles à postériori
• Contrôle et suivi des facturations dites spécifiques (IVG, Collectivités territoriales, AME, Soins urgents, étrangers.....etc) jusqu'au recouvrement

Gestion des réclamations et contestations

• Gestion de la totalité des réclamations et des redressements (AMO, AMC et Particuliers dont rejets b2 des E et H
• Gestion des demandes de réclamation d'indus de l'assurance maladie
• Gestion en second niveau des appels téléphoniques pour contestation factures (si expertise requise)

Gestion des rejets de factures (B2, ROC, autres)

• Gestion au fil de l'eau et suivi du redressement de second niveau (B2 et autres)

Suivi du recouvrement

• Suivi des états de restes à recouvrer selon méthodologie arrêtée par l'encadrement (finalité recherchée améliorer le recouvrement et faire la chasse à la non-qualité pour une correction la plus proche possible de la date des événements ayant générés la facturation)
• Suivi des factures émises à l'encontre des particuliers et supérieures à 500 €
• Suivi des états d'admissions en non-valeur

Pilotage de la chaine AFR

• Participation à l'élaboration et à l'analyse du tableau de bord de la performance de la chaine AFR et à la détermination des actions correctives et de leur suivi

Pour le site Georges Clemenceau

4/ Cellule Gestion et Facturation des dossiers Ehpad, USLD et SMR

Gestion des dossiers Ehpad, USLD et SMR

• Gestion administrative des dossiers Ehpad, USLD et SMR en exigence avec les spécificités de ces activités
• Gestion des demandes d'aide sociale effectuées auprès des conseils départementaux desquels relèvent les personnes hébergées en ehpad et gestion des demandes de renouvellement
• Gestion et suivi des demandes d'oppositions à pension
• Saisie des GIRH
• Gestion du suivi des dossiers problématiques en lien avec les assistantes sociales

Suivi de gestion

• Suivi et vérification des mouvements avant mise en facturation des dossiers
• Gestion des prélèvements automatiques sur compte bancaire pour les hébergés payant
• Gestion du courrier arrivée et gestion des mails
• Gestion des listes d'hébergés présents (états trimestriels pour ARS, CPAM) selon exigences fixées par les organismes à qui ces listes doivent être fournies

Gestion des traitements de facturation

• Lancement des traitements mensuels de mise en facturation et de facturation
• Gestion permanente de la facturation sous le mode de clôture glissante
• Suivi des états de facturation et des factures (montant et adresse, prestations facturées)
• Suivi des flux de facturation (aller et retour) : Pes, B2, ROC et papier
• Signature des bordereaux de recettes
• Exploitation - mise sous plis - dépôt chorus ou dépôt sur autres plateformes si exigences spécifiques de certains conseils départementaux

Gestion des réclamations et contestations

• Gestion de la totalité des réclamations et des redressements (AMO, AMC et Particuliers dont rejets b2 des E et H

Gestion et suivi du recouvrement

• Suivi du recouvrement des factures émises à partir des états RAR issus d'Hélios et selon méthodologie arrêtée par l'encadrement

MISSIONS PONCTUELLES

• Dépannage ponctuels possibles sur d'autres points d'admissions du CHITS selon nécessités de service (absentéisme, Situation Sanitaire Exceptionnelle / Plan Blanc...)
• Aide à la gestion et facturation selon nécessités de service (clôture de fin d'année)
• Facturation des dossiers externes X ou Y
• Formation des nouveaux arrivants
• Participation à des groupes de travail institutionnels ou CREX

RISQUES ET CONTRAINTES LIES AU POSTE

• Contact avec le public
• Sollicitations fréquentes, impatience voire agressivité
• Situations sociales complexes, précarisation des patients
• Nuisances sonores (guichet ouvert sur la salle d'attente)
• Interruption des tâches (interfaces téléphoniques et humaines)
• Cadence de travail (pics d'affluence)
• Posture assise continue
• TMS liés aux gestes bureautiques répétitifs
• Travail sur écran
• Travail en équipe (4 à 7 personnes selon sites)
• Contrainte de résultat au niveau des délais d'enregistrement et de l'identitovigilance
• Capacité à appréhender une législation sociale et mutualiste complexe

Liaisons hiérarchiques et intra service
• Autres secteurs d'admissions
• Secteurs facturation & redressement
• Adjoint(e)s des cadres hospitaliers du service
• Attaché(e)s d'administration du service
• Directeur adjoint du service

Liaisons fonctionnelles et inter services
• Patients, familles
• Secrétariats médicaux (AMA)
• Service social
• Services de soin
• Service mortuaire
• Service d'information médicale (SIM)
• Service informatique
• Trésorerie hospitalière
• Organismes d'assurance maladie et complémentaires
• Usagers, autres centres hospitaliers, transporteurs sanitaires
• Institutions judiciaires, pénitentiaires, police

Profil

COMPETENCES REQUISES

SAVOIRS THEORIQUES (ensemble des connaissances générales ou spécialisées)
• Maîtrise des principes de facturation concernant les prestations externes et hospitalisées
• Maîtrise des principes de prise en charge par les organismes d'assurance maladie obligatoires (AMO) et complémentaires (AMC)
• Notions du système de santé français
• Notions des règles budgétaires et du financement des hôpitaux : T2A, FIDES, PMSI...
• Connaissance de l'établissement, de ses services et de leurs activités

SAVOIR - FAIRE TECHNIQUES (maîtrise de méthodes et d'outils)
• Maîtrise du système d'information hospitalier : Hexagone, Agenda Orbis
• Maîtrise des procédures et protocoles mis en place dans l'établissement : Identitovigilance, recueil ou recherche des données débiteurs, chaîne d'alerte à déclencher en cas de nécessité (service social, agent d'enquête, SIM, encadrement), etc.
• Maîtrise des principes de facturation : Assurance maladie, mutuelles, migrants, étrangers, B2, parcours de soin...
• Notions de bureautique : Messagerie Outlook, Word, Excel, Paint
• Identifier les anomalies et les faire remonter à l'encadrement
• Compétences d'analyse et de synthèse
• Compétences d'organisation, de rigueur, d'expression, de rédaction
• Notions ou maîtrise de langues étrangères bienvenues (anglais, ...)

SAVOIR - ETRE (attitude et comportements des personnes au travail)
• Sens du contact, courtoisie
• Bienveillance, écoute et disponibilité
• Confidentialité et secret professionnel
• Sens du service public
• Réactivité et efficacité
• Rigueur et conscience professionnelle
• Capacités d'adaptation et d'organisation
• Autonomie
• Esprit d'équipe
• Ponctualité
• Résistance au stress lié au poste

FORMATION

Prise de poste :
• Formation d'adaptation à l'emploi prévue sur le poste d'admission et en back office facturation (+/- 2 semaines)
• Formation institutionnelle du nouvel arrivant au CHITS (1 jour)

Formation continue : selon Plan de formation institutionnel & Objectifs de services :
• Relations positives, gestion du stress et agressivité
• Evolutions réglementaires des règles de facturation, du droit des patients et du système de sécurité sociale et mutualiste

FACTEURS D'EVOLUTIONS
• Règlementaires : INS (identifiant de santé national) ; FIDES hospitalisations ; programme SIMPHONIE (Diapason, ROC). Renforcement permanent des exigences sur la qualité et l'exhaustivité des données administratives recueillies (Identitovigilance, FIDES, recouvrement Trésor Public, Certification des comptes ...)
• Organisationnelles : recherche d'efficience du service et des organisations ; développement de la préadmission

Sites géographiques :

Hôpital Sainte Musse (Toulon)

Hôpital Georges Sand (La Seyne /mer)

Hôpital Georges Clemenceau (La Garde)

Service : Accueil & Gestion des Malades

Secteurs :

Cellule Préfacturation

Cellule Facturation

Cellule Post facturation

Bureau Admissions Facturation G. Clemenceau

Grade : Adjoint administratif

Catégorie : C

Rémunération : selon grille indiciaire relative au grade d'adjoint administratif

Formation initiale, diplôme ou expérience : BAC à BAC + 2 tous domaines (souhaité)

CONDITIONS DE TRAVAIL

Amplitude horaire actuelle du service :

o de 08h00 à 16h00 (Sainte Musse et G.Sand)

o de 08h00 à 16h00 (G.Clemenceau)

o Pause déjeuner : 30 min

Amplitude susceptible d'évoluer pour un poste permettant d'assurer une meilleure continuité de service et réponse aux usagers en lien avec les PTCES jusqu'à 18 heures

Temps de travail journalier
• 7 h 30

Particularités du poste :

• Repos fixes
• Mobilité sur plusieurs sites
• Mobilité sur plusieurs services (selon nécessités de service)

Contrat : CDD de remplacement de 3 mois renouvelable

Quotité : temps plein

Prise de poste : 01/09/2026