Assistant(e) de Direction

Description

IT Solutions Factory est une société du groupe NJJ, appartenant à Xavier NIEL, qui intervient dans le développement de solutions IT pour les opérateurs du groupe : EIR en Irlande, SALT en Suisse, EPIC à Chypre et à Malte et Monaco Télécom à Monaco. Les équipes de Nice et de Lyon travaillent ensemble sur des projets de transformation de grande envergure dans des domaines variés : CRM, ERP, facturation... Aujourd'hui les deux sites représentent environ 80 développeurs passionnés, venant de tout milieu (ingés, 42/101, IUT, autodidactes).

Missions

MISSIONS

Missions récurrentes prioritaires

• Coordination, relances et suivi des sujets confiés par le dirigeant et le CODIR, dans le cadre des priorités validées.

• Coordination des prestataires et factures de services généraux

• Réception et distribution du courrier lors des jours de présence, suivi des fournitures de bureau et des consommables.

• Accueil des visiteurs lors des jours de présence et gestion des badges invités.

• Interface avec les interlocuteurs internes et externes, avec un haut niveau de confidentialité.

Missions régulières de coordination

• Onboarding logistique des nouveaux arrivants : préparation du poste, badge, fournitures et coordination avec l'IT le jour J.

• Passage des commandes en ligne après validation des demandes d'achat, suivi de la réception et coordination des retours si nécessaire.

• Suivi administratif des stocks de téléphones et cartes SIM dans GLPI.

• Suivi administratif courant des achats et paiements, uniquement selon les procédures internes et les validations prévues.

Missions ponctuelles ou planifiées

• Relation avec le gestionnaire de l'immeuble pour les sujets liés au site de Nice.

• Suivi documentaire de la trousse de premiers secours, du registre de sécurité et coordination des exercices incendie ; la responsabilité réglementaire reste portée par l'entreprise.

• Coordination des demandes de SAV pour les équipements ; le diagnostic technique reste porté par l'IT.

• Organisation des voyages professionnels validés : transport, hôtels, voitures de location et coordination pratique avec les voyageurs.

• Organisation de quelques événements internes par an : séminaires, afterworks et temps d'équipe.

• Commande, suivi des stocks et distribution des goodies.

Profil

COMPÉTENCES

• Expérience en assistanat de direction, office management ou coordination administrative appréciée.
• Sens de l'organisation, capacité à prioriser et à suivre plusieurs sujets en parallèle
• Rigueur, fiabilité, discrétion et respect strict de la confidentialité.
• Bonnes qualités relationnelles
• Aisance avec les outils bureautiques
• Anglais professionnel

PERKS

• Environnement de travail agréable
• Bureau debout, double écran 27" et chaise ergonomique
• Mutuelle familiale prise en charge à 75%
• Remboursement de 50% de ton abonnement de transport ou forfait mobilité durable (40€)
• Des fruits toutes les semaines
• Café et Thé à volonté