Assistant(e) de services

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de l'Université de Lorraine et son antenne de l'Université de Strasbourg regroupe 400 personnes, réparties dans 21 équipes de recherche et 8 services d'appui à la recherche. Toutes les équipes de recherche sont communes avec des partenaires académiques, et 4 d'entre elles sont basées à Strasbourg.

Le centre de recherche est un acteur majeur et reconnu sur le territoire dans le domaine des sciences numériques. Il est au cœur d'un écosystème dynamique, à la fois académique (acteurs de l'enseignement supérieur) et ONR, de R&D et d'innovation (PME innovantes, grands groupes, start-ups, incubateurs, pôles de compétitivité), collectivités territoriales.

Mission confiée

Sous l'autorité de la responsable du pôle des assistantes mutualisées et en collaboration avec plusieurs collègues, l'assistant.e de services apporte un support administratif aux responsables et aux membres des services dont elle/il s'occupe.

Elle/il contribue à l'organisation de la vie des services et à la bonne application des règles budgétaires, financières, administratives et ressources humaines.

Elle/il facilite la communication avec l'ensemble des autres interlocuteurs de l'institut et les partenaires extérieurs.

Elle/il contribue aux actions et à la continuité de service, de manière fluide, au sein du collectif des assistant.e.s de services du centre.

L'assistant.e de services est chargé de contribuer à la bonne marche de plusieurs services. Elle/il pourra voir son portefeuille évoluer auprès de différents services.

Principales activités

Assistanat / Organisation

• Organiser les déplacements (transports, hébergement, suivi remboursement...) et gérer les agendas
• Gérer le courrier, les mails, filtrer les appels téléphoniques
• Contribuer à l'organisation de la vie interne des services : organiser, préparer et participer aux réunions de service, séminaires de services, utiliser les outils collaboratifs et les outils de visioconférence et rédiger les comptes-rendus
• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services dans le respect des procédures administratives, en assurer le classement et l'archivage
• Contribuer au processus d'accueil des nouveaux arrivants des services gérés (bureau, poste de travail, accès aux outils, présentation des outils du quotidien).

Gestion

• Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés publics, saisie des bons de commandes et réception) en lien avec les différents services
• Créer et gérer les tableaux de bord et les indicateurs : création, suivi et traitement / étude des données.

Communication

• Assurer l'interface des services avec les différents acteurs internes et externes (accueil, transmission, relais d'informations)

Compétences

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Etablir et suivre un budget
• Savoir concevoir, suivre et exploiter des tableaux de bord
• Savoir appliquer les procédures administratives
• Savoir s'organiser en fonction des priorités et des échéances
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus

• Être disponible et à l'écoute
• Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
• Savoir travailler en équipe / faire preuve de qualités relationnelles
• Être rigoureux
• Respecter la confidentialité
• Savoir rendre des comptes

La connaissance de l'environnement de la recherche publique serait un plus.

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés: 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (volume 90 jours / an) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle
• Participation mutuelle (sous conditions)

Rémunération

Le poste est ouvert :

• à la mobilité interne Inria (rémunération selon conditions statutaires) ;
• à la mobilité inter fonction publique, par voie de détachement (rémunération selon conditions statutaires).