Assistant(e) de services

A propos du centre ou de la direction fonctionnelle

Le centre Inria de l'Université de Rennes est l'un des neuf centres d'Inria. Il compte une trentaine d'équipes de recherche et 8 services d'appui et de soutien à la recherche, représentant plus de 700 agents. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques et est au cœur d'un riche écosystème de R&D et d'innovation : PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité, acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique.

Mission confiée

Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Rennes, et en lien avec deux autres assistantes, l'assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services. Certaines de ces activités peuvent avoir une connotation financière (gestion budgétaire, marchés publics) assez forte.

Elle/il participera aux activités des services qui lui seront attribués, en leur apportant son concours en matière organisationnelle et en veillant à la bonne application des règles budgétaires, financières et administratives.

En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques aux services. En fonction de contraintes organisationnelles, elle/il pourra également voir son portefeuille de services évoluer.

Principales activités

Secrétariat :

• Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements...)
• Mettre en application les procédures administratives et financières : assurer une veille, appliquer et transmettre les informations aux personnes concernées
• Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs

Organisation et gestion administrative :

• Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services
• Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat et réception)
• Saisir, mettre à jour et contrôler des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, ressources humaines)
• Contribuer à l'organisation de la vie interne des services
• Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
• Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web...)
• Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, comptes rendus...)

Assurer le classement et l'archivage papier et numérique

Compétences

Savoir

• Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
• Connaître les grands principes de gestion budgétaire et des marchés publics
• Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche

Savoir-faire

• Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
• Maîtriser les techniques de secrétariat
• Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
• Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
• Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
• Savoir mettre en œuvre les techniques de reporting
• Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
• Savoir appliquer les procédures administratives

Savoir-être

• Être disponible et à l'écoute
• Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
• Savoir travailler en équipe
• Être rigoureux(se)
• Savoir respecter la confidentialité
• Avoir le sens du service et faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe

Avantages

Prise en charge à 75% des frais de transport en commun sur le trajet domicile-travail et/ou Forfait Mobilité Durable.

Restauration subventionnée

Prise en charge partielle des frais de mutuelle

Possibilité de télétravail (à hauteur de 90 jours annuels) et d'aménagement du temps de travail

Parking Gratuit

Prestations sociales, culturelles et sportives (AGOS - Association de Gestion des Œuvres Sociales d'Inria) Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)

Accès à la formation professionnelle

Rémunération

• selon conditions statutaires pour les fonctionnaires