CDD - Un.e assistant.e administratif-ve

DESCRIPTIF DU POSTE

Le Pôle Insertion intervient dans le domaine de la lutte contre les exclusions auprès des personnes adultes et gère plusieurs structures regroupées en 3 pôles d'activité : hébergement, logement et insertion par l'activité économique.

Le poste est affecté au secteur hébergement et logement de la résidence Sainte Odile.

Missions :

L'assistant.e administratif-ve est chargé.e de tâches administratives et du secrétariat qui sont définies ci-dessous.

Accueil :

• Accueille avec courtoisie les appels téléphoniques, les transfère au destinataire ou prend un message,
• Accueille et renseigne les visiteurs tout en s'assurant du respect de la confidentialité des informations, le cas échéant les guide dans l'établissement ou vers la personne compétente,
• Accueille et renseigne avec bienveillance les résidents.

Secrétariat :

• Réalise la frappe, la mise en page, la diffusion et l'archivage des travaux de secrétariat demandés par les services, en respectant la charte graphique et les règles de classement,
• Diffuse le courrier interne par distribution, affichage ou mise à jour informatique,
• Est l'interlocuteur support avec les partenaires pour la transmission des bilans.

Administratif et comptabilité :

• Assure la finalisation et la diffusion des factures ainsi que des courriers d'accompagnement
• Enregistre sur le logiciel CERI (une formation sera assurée) les paiements des locataires et des personnes hébergées
• Assure le suivi de la caisse
• Renseigne les tableaux statistiques
• Gère les tableaux de réservation des salles et assure l'accueil des personnes extérieures
• Met à jour les tableaux de bord d'occupation des logements et des hébergements,
• Passe les commandes des produits consommables afin d'assurer le réapprovisionnement des stocks,
• Suit les demandes de dépannage de matériel.

PROFIL RECHERCHÉ

Profil recherché :

• BTS secrétariat administratif ou équivalent
• Expérience significative souhaitée
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels informatiques dédiés
• Capacité rédactionnelle

Savoir-être :

• Rigueur dans l'organisation personnelle
• Aisance relationnelle, exercée avec courtoisie et bienveillance
• Communication respectueuse
• Empathie
• Confidentialité vis-à-vis des informations qui lui sont communiquées

Le poste est situé à Strasbourg centre

Conditions :

Contrat de travail à durée déterminée à temps plein pour 2 mois minimum

Pas de travail le week end et jours fériés

Horaires de bureau (possibilité d'aménagement des horaires en fonction du service)

Classification et salaire selon les Accords collectifs de la convention 66

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