Secrétaire Médicale UGA/Rhumatologie

• Établissement : Direction commune, Centre hospitalier de Rodez
• Date limite de candidature : 4 septembre 2026
• Catégorie : Paramédical

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I - INFORMATION GENERALE

1. - Définition

La secrétaire médicale du service de joue un rôle majeur au sein de l'équipe pluri disciplinaire et occupe un poste essentiel au bon fonctionnement du service.

• - Prérequis règlementaires pour exercer le métier

Connaissances de la bureautique

Connaissance de l'environnement médical

II - ACTIVITES

Accueil physique et téléphoniques des patients, des familles

Rédaction de documents relatifs à son domaine d'activité

Gestion et coordination médico-administratives (gestion des agendas)

Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, examens ...)

Frappe et mise en forme des documents

Saisie des actes liés à l'activité (consultations externes et inter services)

Tenue à jour du dossier papier patient (hospitalisations complètes et de jour)

Traitement des courriers et des documents dans son domaine (trier, scanner, nommer et archiver)

Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identito vigilance

III - SAVOIR FAIRE ET SAVOIR ETRE

Accueillir et orienter les usagers

Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage (scanner, renommer et insérer des documents dans les dossiers patients DxCare)

Gérer, adapter et optimiser le planning des rendez-vous médicaux

Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel

Rédiger et mettre en forme, maitriser l'orthographe et l'expression écrite

S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en accueil physique ou téléphonique (maitrise de l'expression orale)

Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles

Travailler en équipe pluri disciplinaire

Utiliser les outils bureautiques et les logiciels : traitement de texte, tableaux ...

Sens de l'organisation du travail en fonction des priorités et savoir faire face à l'imprévu

Avoir des notions du domaine médical concerné et connaitre les termes employés

Qualité relationnelles : envers les usagers, l'encadrement et avec l'équipe (courtoisie, respect, écoute)

Contribution à la dynamique du service (projets)

Etre personne ressource (formateur) dans son domaine (nouvel arrivant ou stagiaire)

• - Connaissances requises

Description Niveau de connaissance Bureautique Connaissances opérationnelles Codage des actes Connaissances opérationnelles Communication Connaissances opérationnelles Droit des usagers du système de la santé Connaissances opérationnelles Organisation et fonction interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Règlementation des archives Connaissances générales Secretariat Connaissances approfondies Vocabulaire médical Connaissances approfondies
Connaissances opérationnelles :

Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d'un champ ou d'un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l'équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d'acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Connaissances générales :

Connaissances générales propres à un champ. L'étendue des connaissances concernées est limitée à des faits et des idées principales. Connaissances des notions de base, des principaux termes. Savoir le plus souvent fragmentaires et peu contextualisés. Durée d'acquisition courte de quelques semaines maximum.

Connaissances approfondies :

Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d'acquisition de 2 à 4/ 5 ans.

• - Relations professionnelles les plus fréquentes

Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients

Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients

Services médicotechniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires

Les secrétaires médicales du Pôle et l'aide-soignante des consultations

La secrétaire référente du Pôle

Les cadres de proximité

Le cadre supérieur du Pôle Médico-gériatrique

Le Médecin Chef du service

• - Nature et niveau de formation pour exercer le métier

Baccalauréat Sciences Médico-sociales + formation Secrétaire médicale

BTS dans le domaine médical ou du secrétariat

Concours AMA pour la fonction publique hospitalière

• - Correspondances statutaires éventuelles

Assistante médico-administrative

• - Passerelles

Technicien d'information médicale

Encadrant des secrétariats médicaux

Encadrant archives