Adjoint cheffe de service RH 2nd degré - DEEP 2

Sous l'autorité de sa cheffe de service, l'adjoint assure les missions suivantes :

- Suivi opérationnel de l'activité de l'équipe : création de tableaux de suivi, accompagnement des gestionnaires ;

- Suivre et instruire les demandes d'autorisation de travail ;

- Coordonner la campagne annuelle des ruptures conventionnelles : accuser réception des demandes, organiser et participer aux entretiens, faire le lien avec les interlocuteurs internes (gestionnaires, chefs de service, coordonnateur paye), préparer les dossiers d'instruction, communiquer avec les enseignants sur l'avancement de leur dossier ;

- Coordonner la campagne d'archivage des dossiers agents : mise à jour de la procédure d'archivage, formation des gestionnaires à l'utilisation du bordereau d'archivage, concaténer l'ensemble des bordereaux et procéder au contrôle des dossiers, organiser les retraits en lien avec le service archivage ;

- Participer à la formation des gestionnaires sur le volet administratif ;

- Mettre à jour tous les modèles de courriers administratifs ;

- Coordonner le suivi des situations médicales en lien avec les affaires médicales et les gestionnaires (congés maladies, disponibilités pour raison de santé, ...) ;

- Mise à jour des articles sur l'intranet Ariane à destination des enseignants ;

- Piloter la campagne des Retraites (suivi, formation et accompagnement des gestionnaires) ;

- Suivre et instruire les démarches Cumuls d'activités et de demande de Poursuite d'activité au-delà de la limite d'âge.

Descriptif du profil recherché

Expérience en management requise.

Savoir être :

- Rigueur et fiabilité

- Dynamisme et capacité d'auto-formation

- Qualités relationnelles et esprit d'équipe

- Capacité à manager des équipes dans le cadre de la conduite du changement

- Capacité d'organisation

- Sens du service public

- Loyauté

- Devoir de réserve

- Esprit d'initiative

- Autonomie

Savoir faire :

- Aptitude à la compréhension des textes de type réglementaire et à leur application

- Qualités rédactionnelles adaptées à l'environnement administratif

- Aptitude à gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Aptitude à la conduite du changement

- Sensibilité aux démarches de simplification et de modernisation

- Aisance avec les outils informatiques (Word, Excel, Outlook)

Conditions particulières d'exercice

Contraintes calendaires selon pics d'activité du service.

Descriptif employeur

La division des établissements d'enseignement privé (DEEP) est l'interlocuteur académique privilégié des 370 établissements privés sous contrat des 4 départements de l'académie.

Dans le cadre du dialogue croisé avec le ministère et avec les réseaux de l'enseignement privé, elle coordonne le travail sur l'évolution de la carte des formations et l'allocation des moyens, dont elle effectue ensuite le suivi et le contrôle.

En lien étroit avec les réseaux (directions diocésaines, notamment), elle accompagne les établissements au quotidien et assure la gestion administrative et financière des près de 10 000 enseignants du 1er et du 2nd degrés.

Par ailleurs, elle pilote le suivi et le contrôle des 240 établissements privés hors contrat existant dans l'académie et coordonne l'instruction des déclarations d'ouverture, en concertation avec les DASEN, les corps d'inspection, les préfets, les procureurs et les maires concernés.

Elle assure également le pilotage académique du suivi de l'instruction en famille.

Elle travaille sur ces dossiers en collaboration étroite avec les services centraux du ministère.