Assistant de direction H/F

Description du poste

Intitulé du poste

Assistant de direction H/F

Type de contrat

CDD

Si CDD, durée

3 mois minimum

Temps de travail

Temps plein

Organisation du temps de travail

Poste à pourvoir du lundi au vendredi.

Description du poste

L'assistant de Direction assure le secrétariat de la Direction générale afin d'optimiser la gestion de l'activité des Directeurs. Il/elle organise et coordonne les informations internes et externes liées au fonctionnement de l'établissement.

Missions principales :

• Assurer l'interface entre la direction, les services du Centre et l'extérieur :

- Gérer l'agenda des salles de réunions de l'établissement, en lien avec tous les services du Centre ;

- Diffuser les notes de service du DG aux managers médicaux et non médicaux ;

- Transmettre des informations en lien avec l'actualité du Centre et en assurer la liaison entre les différents services de l'établissement ;

- Assurer l'organisation des réunions de travail en coordonnant l'information et l'invitation des personnes concernées et en assurer le suivi ;

- Assurer la conservation des archives et des documents nécessaires aux travaux de Direction ;

- Préparer la présentation de certains dossiers des Directeurs

- Assurer la diffusion des comptes rendus d'instances sur le logiciel de gestion documentaire de l'établissement. (ENNOV)

- Participer à la coordination des différentes manifestations proposées par diverses sociétés ou associations (aide dans l'organisation des réunions grand public ex : inauguration, cérémonie des vœux...)

- Accueillir et orienter les sociétés extérieures et les visiteurs ;

- Gérer le planning d'utilisation des véhicules du Centre ;

• Assurer le secrétariat de la Direction Générale

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat de Direction ;

- Traiter les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel ;

- Rédiger le courrier sur directives générales, assurer la frappe des courriers et de documents annexes ;

- Planifier, gérer l'emploi du temps du DG, des DGA et de la Direction des Affaires Médicales et en assurer l'exécution ;

- Réceptionner, trier le courrier postal-électronique quotidiennement (effectuer sa diffusion, donner les suites...) et s'assurer du suivi ;

• Participer à la gestion du personnel médical :

- Gérer les astreintes du personnel médical ;

• Assurer la prise en charge et la relation avec les usagers :

- Demandes de dossiers médicaux / Réclamations / Commission des usagers.

Poste à pourvoir dès que possible !

Compétences requises

- Connaître les particularités techniques des domaines de la santé (plans cancers, T2A, Loi HPST, Groupements de coopération sanitaires...) ;

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et des outils de visioconférence;

- Savoir travailler en équipe ;

- S'adapter à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques ;

- Respecter la confidentialité des informations traitées ou communiquées ;

- Etre à l'écoute, rigoureux et organisé ;

- Faire preuve d'empathie.

Catégorie socio-professionnelle

Non cadre

Localisation du poste

Localisation du poste

Normandie, Calvados (14)

Lieu

Caen

Service

Direction Générale