Secrétaire / gestionnaire de facturation H/F

Vue d'ensemble

À propos de nous

L'EPSM Caen est le principal établissement de santé mentale du CALVADOS, et fait partie du GHT Normandie-Centre, dont le CHU Côte de Nacre est l'établissement support. La capacité de l'établissement est de 320 lits et 239 places sanitaires, 48 lits MAS, 21 places SAMSAH. L'effectif est d'environ 1300 agents.

Sa zone d'intervention couvre les 2/3 du territoire départemental. L'EPSM a en charge 6 pôles de psychiatrie générale, 1 pôle de pédopsychiatrie, 1 service médico-psychologique régional, des structures et équipes spécialisées non sectorisées, et 4 structures médico-sociales (CSAPA, CAARUD, SAMSAH et MAS).

Mission

Le poste est à pourvoir au sein de la pharmacie à usager intérieur de l'EPSM de Caen, à compter du 12/10/2026.

MISSIONS PRINCIPALES

1. Missions d'accueil, de renseignements et de suivi
• Accueil physique et téléphonique
• Filtrage et orientation des appels et demandes téléphoniques internes et externes.
• Renseignement des interlocuteurs

2. Gestion administrative
• Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion, archivage et photocopies)
• Gestion des factures et des marchés de médicaments et de dispositifs médicaux
• Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, comptes rendus de réunion
• Saisie et mise en forme des documents pharmaceutiques
• Gestion des envois et des réceptions de documents
• Préparation - classement et archivage des dossiers
• Secrétariat de la réunion fonctionnelle hebdomadaire de la PUI :

Participation à la réunion

Rédaction et archivage du relevé de réunion, après validation

Rédaction et mise à jour des fiches actions, après validation
• Gestion des plannings des pharmaciens et des étudiants (internes et externes en pharmacie)
• Gestion des fournitures de bureau
• Organisation et agencement de la bibliothèque de la pharmacie
• Suppléance lors des absences des secrétaires du Pôle PMO pour des activités ciblées et pour l'accueil secrétariat

MISSIONS SPECIFIQUES

1.Gestion des factures des médicaments et dispositifs médicaux
• Réception quotidienne, tri et rapprochement des factures
• Liquidation des factures

2.Gestion des marchés des médicaments et des dispositifs médicaux
• Assistance des pharmaciens responsables des marchés
• Enregistrement, suivi et gestion quotidienne des avenants
• Enregistrement dans le logiciel de Gestion Economique et Financière informatique (GEF) des nouveaux marchés

3.Gestion documentaire
• Revues (abonnements, réception, archivage)
• Approvisionnement en documents papier à disposition des personnels de la PUI
• Préparation et mise à jour des documents d'accueil des étudiants de 5ème année Hospitalo-Universitaire et des internes en pharmacie
• Gestion de la reprographie des documents de communication de la PUI (Info-Soignant, Fiche de Bon Usage, Lettre de l'Apothicaire, compte rendu, plan d'interventions.)

4.Secrétariat du Système Qualité de la Prise En Charge Médicamenteuse (PECM)
• Saisie et mise en forme des procédures
• Saisie et mise en forme des audits
• Suivi de la Gestion Documentaire informatique
• Secrétariat du bureau PECM
• Saisie du bilan annuel de la PUI

Profil

Formation / Diplômes : Niveau bac minimum et expérience en secrétariat requise

Connaissances spécifiques :
• La législation sur le secret professionnel, la communication des informations et des données du Dossier Patient Informatisé
• Connaissance de réglementation sur l'identitovigilance
• Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
• Maitrise de l'expression écrite et orale