Réceptionniste

Job Description

INSEAD recherche un/une Réceptionniste pour rejoindre notre équipe Campus Services. Il s'agit d'un poste à temps plein, à durée indéterminée basé sur notre Campus Europe à Fontainebleau.

Le Département Campus Services de l'INSEAD veille au bon fonctionnement et à la gestion des campus mondiaux de l'école. Il fournit une gamme de services essentiels, tels que la gestion des installations, la restauration, le logement et la sécurité, garantissant un environnement confortable et sûr pour les étudiants, le personnel et les visiteurs.

À propos du poste

Le/La réceptionniste participe à la préparation des séjours de groupe et assure un excellent service aux clients dès leur arrivée, tout au long de leur séjour et jusqu'à leur départ, garantissant une expérience de check-in/check-out fluide et efficace, en gérant les divergences et les problèmes de manière efficace et professionnelle. Il/Elle assure la sécurité des bâtiments et des clients.

Le titulaire du poste relèvera du Responsable de la réception.

Votre rôle au sein de l'équipe

Service à la clientèle :

• Accueillir les clients dans les 2 hôtels INSEAD.
• Préparer les arrivées et les départs.
• Présenter et expliquer les services des hôtels, du campus et les informations générales.
• Gérer le standard téléphonique des appels internes et externes entrants.
• Recevoir et suivre les demandes et plaintes des clients.
• Chercher des solutions et prendre des initiatives.
• Fournir un service de conciergerie (réservations de taxis et de restaurants, informations touristiques et sur le campus).
• Superviser la propreté et l'aménagement du hall, de la salle des bagages et du back-office.
• Collaborer avec le responsable de l'entretien ménager.

Opérations :

• Vérifier les détails des réservations (dates, segment, tarif, méthode de paiement ; besoins spéciaux).
• Attribuer les chambres.
• Préparer les cartes-clés et les formulaires d'information des invités.

Facturation et gestion de la caisse :

• Imputer les dépenses/débours (nettoyage à sec, bar/repas, taxis, etc.) aux comptes des clients dans le PMS.
• Gérer les paiements des clients (espèces/carte de crédit) et la facturation.
• Suivre les factures, les proformas, les annulations et les non-présentations.
• Vérifier les fonds de caisse quotidiennement.

Demandes de réservation :

• Répondre aux demandes de réservation par email et téléphone en temps opportun.
• Envoyer les détails de confirmation.

Sécurité des clients :

• Maîtriser les procédures d'évacuation et le système de détection d'incendie.
• Vérifier les allées et venues dans les hôtels et signaler les situations ou comportements anormaux.
• Établir des rapports d'activité des incidents et les partager avec l'équipe suivante.

Le profil idéal

• Diplôme de premier cycle et expérience professionnelle dans l'hôtellerie.
• Expérience dans un hôtel, à la réception ou dans un poste en contact avec la clientèle.
• Fort esprit d'équipe.
• Orientation client.
• Bon communicant.
• Compétences en service à la clientèle.
• Capacité à collaborer efficacement.
• Sens de l'organisation.
• Bonne présentation.
• Maîtrise de l'anglais parlé.
• Compétences en informatique et Pack Office, connaissance de PROTEL AIR ou d'autres systèmes PMS.

Nous vous prions de bien vouloir soumettre votre candidature accompagnée d'un CV en anglais.

About Us

INSEAD is a Mission-Driven Global Organisation and is rapidly evolving to shape the future of business education

We develop responsible, globally minded leaders to improve the well-being of societies through world-class education across four continents. As we operate in a very dynamic and rapidly changing sector, we continue to innovate, modernising our operations, and driving ambitious strategic initiatives across our campuses, to remain the business school of choice.

Our Culture

Our culture is defined by diversity, independence, rigour, and an entrepreneurial spirit, underpinned by six key competencies. We empower our teams to lead with a growth mindset and a client-focused approach, foster a culture of professionalism and integrity, where collaboration and empathy are the engines of our innovation. These competencies guide how we work, make decisions, and contribute to the School's mission every day.

Independence as a Strategic Advantage

Free from government or university systems, our financial and ideological independence allows us to think, teach, and act without political constraints. This autonomy enables our faculty to pursue rigorous, evidence-based research that creates objective value for our participants and the world.

Our Customers

We serve an influential global base, including senior leaders, multinational corporations, and public sector institutions committed to leadership development at scale. Our programmes attract ambitious individuals who want to shape business and society while our corporate partners rely on us as a strategic ally in developing future-ready leaders. Working at INSEAD means contributing to an institution whose customers operate at the highest levels of global innovation and impact.

A Diversity of Perspectives

Diversity at INSEAD is about how our people think and challenge assumptions to drive more meaningful innovation. We welcome a wide range of perspectives, believing they lead to better decisions and stronger, more inclusive teams.

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We seek ambitious individuals who thrive in international environments and share our goal of delivering tangible impact for our customers. Join us to grow your career in a world-class institution where your ideas and contributions truly matter.