Assistant de Direction et Office Manager F/H

QUI SOMMES-NOUS ?

S3NS est né du partenariat industriel entre Thales, leader mondial de la cyber sécurité, et Google Cloud, leader mondial des solutions cloud. Nous avons pour ambition d'offrir le meilleur des deux mondes à l'ensemble des organisations soucieuses de protéger leurs données sensibles (institutions publiques, OIV, OSE...). C'est-à-dire une solution équivalente à Google Cloud Platform (incluant à la fois les services IaaS et PaaS de GCP) et respectant les exigences du label SecNumCloud.

Une première offre, 'Contrôles locaux avec S3NS', est déjà disponible depuis février 2023 pour permettre à nos clients de bénéficier d'un premier niveau de transparence et contrôles additionnels, et d'accélérer la trajectoire vers le cloud de confiance.

En tant qu'Assistant de Direction et Office Manager F/H, vos missions seront variées et essentielles au bon fonctionnement de l'entreprise :

Support à la Direction (Assistant de Direction) :

• Gestion d'agendas complexes : Organiser et optimiser les emplois du temps du Comité de Direction de S3NS, incluant la planification de réunions internes et externes (au sein de Thales, avec Google Cloud et avec les clients et partenaires, souvent au niveau CXO),
• Préparation des réunions : réservation des salles, de la logistique,
• Organisation de déplacements : Coordonner et aider à la réservation des voyages d'affaires en optimisant les itinéraires et les coûts,
• Communication : assurer une communication fluide avec les interlocuteurs internes et externes.

• Gestion de l'environnement de travail : Veiller à l'entretien et à la propreté des locaux, s'assurer du bon fonctionnement des équipements et identifier les besoins d'amélioration, en relation avec notre prestataire Patchwork,
• Coordination des prestataires : Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services (maintenance, nettoyage, sécurité, etc.), assurer le suivi des interventions.
• Accueil : Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients, les orienter ou les mettre en relation avec les personnes concernées.
• Gestion des fournitures et équipements : Assurer la disponibilité des fournitures de bureau, du matériel informatique et des équipements nécessaires au bon fonctionnement quotidien, gérer les stocks et passer les commandes,
• Vie du site : Contribuer à la vie du site (décoration, affichage, organisation d'événements d'entreprise...),
• Gestion des demandes d'achat : Valider et suivre les demandes d'achats.