Assitant(e) Administratif - Gestionnaire des Paies

Technical Engineering Support (TES) est une société d'ingénierie créée il y a + de 30 ans, spécialisée dans la coordination des essais et la mise en service industrielle. TES est une société de prestation qui accompagne également ses clients dans la participation aux études et à la coordination du montage des équipements industriels.

Pour accompagner notre développement, au service support de notre société nous avons un poste à pourvoir en tant qu'Assitant(e) Administratif, Gestionnaire des Paies.
Sous la responsabilité du Président et du Directeur des opérations vos principales responsabilités sont :

SECRETARIAT

• Secrétariat, gestion du standard, du courrier, réservation des salles de réunion, ...

• Contrôle des diplômes pour s'assurer de leur validité
• Envoi des pack Embauche
• Préparation des éléments nécessaires aux contrats d'embauche dans le respect des procédures et accords
• Etablissement des ordres de mission
• Envoi des pack Accueil
• Organisation de ½ journée d'intégration des collaborateurs
• Tenu à jour des dossiers du personnel

• Responsable de la logistique consultants dans le cadre des missions (voyages, transports ..)

• Centralisation des éléments relatifs à la paye (pointage des heures ou variables de paie) ou tout document lié à la modification de la situation du personnel. Il/Elle les contrôle avant transmission au centre administratif
• Réception des feuilles de pointage et notes de frais (dont indemnités kilométriques)
• Réception et fait validation des demandes d'absence
• Traitement des informations nécessaires à la paye

• Recueil des évaluations des formations et en fait une synthèse
• Planification et organisation des formations
• Envoie des convocations aux formations
• Traitement des informations relatives aux habilitations et certifications du personnel

• Gestion des relations et des facturations avec la Médecine du Travail
• Planification et organisation des visites médicales
• Envoie des convocations aux visites médicales et tenue du tableau de bord associé

• Traitement des procédures, instructions et formulaires relatifs à son activité
• Suivi administratif des documents qualité processus Commercial et Missions consultants

• Gestion des commandes fournisseurs
• Gestion des documents administratifs (KBis, RIB) exigibles par les clients et les Marchés Publics